Hilfen für die Veranstaltungsarbeit

Abb. 17.10 Veranstaltungsplakat

Veranstaltungen sind eine wichtige Form der Öffentlichkeitsarbeit. Bei einem Teamtreffen sollte überlegt werden, welche Aktivitäten und Veranstaltungen im kommenden Jahr stattfinden sollen.

Für eine sorgfältige, frühzeitige und langfristige Planung ist zu klären:

  • Ist die Finanzierung der Veranstaltung gesichert?
  • Sind Terminüberschneidungen mit anderen Veranstaltungen zu befürchten? (örtliche Veranstaltungskalender überprüfen)
  • Welche technischen Voraussetzungen werden benötigt?
  • Handelt es sich um eine einmalige Veranstaltung oder soll sie regelmäßig stattfinden?
  • Welche Vorarbeiten sind nötig?
  • Wer ist für welche Aufgaben zuständig? (Einsatzplan für die Mitarbeiterinnen)
  • Wer ist die Zielgruppe?
  • Welche Werbemittel sind für die Veranstaltungsart und die anvisierte Zielgruppe sinnvoll?
  • Wie wird die vorgesehene Zielgruppe am besten erreicht? (Streuplan für die Werbemittel) Beispiel: Zu einer Buchvorstellung von Bilderbüchern ist eine Einladung an jede Familie der Kindergartenkinder, verteilt im Kindergarten, wirkungsvoller als nur der Plakataushang an der Büchereitür.

Sind alle Fragen geklärt und erste Überlegungen zusammengetragen, folgt die konkrete Planung. Dafür ist es hilfreich, eine Checkliste für die einzelnen Veranstaltungen zu erstellen. Diese kann später bei ähnlichen Veranstaltungen hinzugezogen werden und erleichtert den Planungsaufwand – gerade auch für neue Mitarbeiterinnen.

Für Nachtveranstaltungen mit Kindern ist es zur rechtlichen Absicherung erforderlich, eine Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten einzuholen (s. Anh. „Einverständniserklärung mit Fotofreigabe“).

Bei der Ankündigung von Veranstaltungen sind folgende Angaben notwendig:

  • Wer ist Veranstalter? (Büchereilogo einfügen)
  • Was wird veranstaltet?
  • Wann und wie lange findet diese Veranstaltung statt? (Datum und Uhrzeit)
  • Wo findet diese Veranstaltung statt?
  • Wo erfolgt – falls notwendig – die Anmeldung?
  • Was kostet die Teilnahme? (freier Eintritt, Spende)
  • Was ist mitzubringen? (Schere und Papier …)

Zur Unterstützung der Werbung und Öffentlichkeitsarbeit bieten die Fachstellen gemeinsam mit den katholischen Büchereiverbänden Aktionsmaterial an.

Flyergestaltung, Plakat-Downloads - Sankt Michaelsbund

Für zahlreiche Veranstaltungen gibt es im Internet Checklisten, z.B. für Autorenlesungen, Bilderbuchkino.

Basteltisch - Sankt Michaelsbund

Materialien zum Thema Bilderbücher / Leseförderung (Borromäusverein)

Für den Einsatz verschiedener Instrumente und Werbemittel bei Veranstaltungen und Veröffentlichungen (z.B. von Bildern) sind die rechtlichen Vorschriften zu beachten. Näheres siehe hierzu im Kap. 19 „Rechtsfragen in der Büchereiarbeit“.

TIPP! Filme - Kinder stellen ihr Lieblingsbuch vor

Kinder stellen ihre Lieblingsbücher vor. Diese Filme sollen Sie auch anregen! Laden Sie die Kinder ein, ihr Lieblingsbuch in Ihrer Bücherei vorzustellen oder zeigen Sie die Kurzfilme bspw. vor Beginn einer Veranstaltung oder als begleitende Show eines Eröffnungsauftakts. Die Filme "Mein kleiner Lesetraum" wurden von der Fernsehredaktion im Sankt Michaelsbund realisiert.