Folgende Voraussetzungen gelten für alle Büchereien, unabhängig von Größe oder Umsatz:

Büchereiteam

Eine Umstellung auf digitale Arbeitsabläufe sollte vom ganzen Büchereiteam getragen werden. Wichtig ist, dass sich Verantwortliche finden, die technikaffin sind und sich intensiver in die Software einarbeiten. Die Mitarbeiterinnen, die sich mit der Software auskennen, sind für die Büchereiarbeit genauso wichtig wie etwa die Verantwortlichen für Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsarbeit oder Leitungsaufgaben.

Raum und Möblierung

Eventuell kommen Kosten für bauliche Maßnahmen im Zuge der EDV-Einführung auf die Bücherei bzw. den Träger zu, wenn zum Beispiel neue EDV-gerechte Arbeitsplätze oder die technischen Voraussetzungen (Internet-Anschluss) eingerichtet werden müssen (siehe auch Kapitel „Verbuchungsbereich“).

Technische Ausstattung und Kosten

Neben den Erstanschaffungskosten sind auch die Folgekosten für den EDV-Betrieb unbedingt im Finanzplan der Bücherei zu berücksichtigen.

Mit veralteten PCs und Druckern lässt sich keine sinnvolle Büchereiarbeit organisieren. Computertechnik auf aktuellem Stand ist zwingend notwendig. Weitere Ausgaben können unter anderem für Bildschirm, Barcodescanner, Barcodeetiketten, externe Speichermedien, Drucker und eventuell einen Quittungsdrucker anfallen. Die Kosten für die Anschaffung von EDV-Programmen, wie etwa Bibliothekssoftware, Office-Programme und ein Anti-Viren-Programm, sind ebenfalls im Finanzplan zu berücksichtigen.

Die Software wird durch Updates laufend verbessert und erweitert. Wartungs- und Pflegeverträge sind sinnvoll, um durch einen kontinuierlichen Support immer auf die aktuelle Version eines Programms zugreifen zu können.