Voraussetzungen für den Einsatz von EDV und Internet

Folgende Voraussetzungen gelten für alle Büchereien, unabhängig von Größe oder Umsatz:

Team

Das Team sollte bei der Umstellung auf eine Bibliothekssoftware rechtzeitig informiert werden und die Umstellung mittragen.

Wichtig ist, dass sich Interessierte finden, die die sich intensiver in das Programm einarbeiten möchten. Diese Mitarbeiterinnen sind für die Bücherei genauso wichtig wie etwa die Spezialisten für Öffentlichkeitsarbeit, für Veranstaltungen oder für Leitungsaufgaben.

Technik und Ausstattung

Zunächst sind die einmaligen Kosten zur Erstbeschaffung und Inbetriebnahme zu nennen. Mit alten, ausgemusterten PCs und Druckern lässt sich keine sinnvolle Büchereiarbeit organisieren. Leistungsfähige, auf dem aktuellen Stand der Technik stehende Systeme sind vorzuziehen. Dazu kommen die Kosten für Monitor, Barcodescanner, externe Speichermedien, Barcode-Etiketten für die Medien, eventuell für einen Quittungsdrucker für die Ausleihquittungen. Kosten verursacht auch die Anschaffung von EDV-Programmen, z.B. Bibliothekssoftware, Office-Programme, Anti-Viren-Programm.

Raum und Möblierung

Eventuell kommen Kosten für bauliche Maßnahmen im Zuge der EDV-Einführung auf die Bücherei bzw. den Träger zu, wenn z.B. neue EDV-gerechte Arbeitsplätze eingerichtet oder die technischen Voraussetzungen (ISDN-Anschluss…) ergänzt werden müssen (s. auch Kap. 5 „Büchereibau, Büchereiraum und -einrichtung“).

Finanzierung

Neben den einmaligen Kosten entstehen Folgekosten: Die Software wird über sogenannte Updates laufend verbessert und erweitert. Kosten können durch die Nutzung von Kundendienstleistungen (z.B. Support-Hotlines, Wartungsvertrag) und die Nutzung von Internet entstehen. Für Barcode-Etiketten und z.B. Toner entstehen weitere laufende Kosten. Außerdem ist zu berücksichtigen, dass z.B. die PCs nach einigen Jahren veraltet sind und ausgetauscht werden müssen. Dies sollte im Rah- men der üblichen langfristigen Finanzplanung der Bücherei berücksichtigt werden.

Es wird deutlich, dass jeder EDV-Einsatz auf eine solide, langfristig gesicherte finanzielle Basis gestellt werden muss. Eine Einmalzahlung hilft nur beim Start. Es sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die Anschaffungs- und Folgekosten der Bibliothekssoftware zusätzlich in den Etat der Bücherei aufgenommen werden.