Bibliothekssoftware

Eine Bibliothekssoftware erleichtert und verbessert die Arbeit insbesondere in den Bereichen Katalogisierung, Auskunft und Recherche, Leserdatenverwaltung sowie Ausleihe und Statistik. Auch die Kooperation mit anderen Büchereien (z.B. Austausch von Medienbeständen in Blockausleihe, gemeinsame Kataloge im Internet), die Medienerwerbung, die Buchhaltung und die Finanzverwaltung werden dadurch wesentlich vereinfacht bzw. erst möglich.

In jedem Fall ist von einer selbst programmierten Individuallösung abzuraten. Ein derart komplexer Bereich wie die Büchereiverwaltung lässt sich nicht ohne Weiteres programmieren und aktuell halten. Die diözesanen Fachstellen empfehlen Anbieter bewährter Programme, mit denen zum Teil auch Rahmenverträge und eine intensive Zusammenarbeit vereinbart wurden.

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Möglichkeiten zur Übernahme von Fremddaten sind in allen gängigen Bibliotheksprogrammen vorhanden. Die Nutzung von Fremddaten geschieht hauptsächlich bei der Katalogisierung.

Die Katalogdaten zu den bestellten Medien bei ekz und Sankt Michaelsbund können im MAB-Format aus dem Internet heruntergeladen werden. Die Lieferung von Katalog- und Buchkarten ist zusätzlich möglich.

Ebenso kann  bei der Eingabe der ISBN in einem großen Fundus an Katalogdaten („Fremddatenpool”, der z.B. auf einer CD-ROM oder im Internet verfügbar ist) nach einem entsprechenden Datensatz gesucht werden. Ist ein solcher Datensatz vorhanden, fügt das Programm automatisch die benötigten Angaben in die Katalogisierungsmaske ein. In der Regel müssen nur noch lokale Daten der Bücherei wie Zugangsnummer, Systematiknotation und gegebenenfalls ein besonderer Standort ergänzt werden.

An dieser Stelle wird besonders die Notwendigkeit von Standards bei der Nutzung von Fremddatenpools ersichtlich. Selbstprogrammierte Lösungen stoßen spätestens hier an ihre Grenzen. Voraussetzung für den problemlosen Austausch von Daten ist, dass sich die gebende und die nehmende Seite „verstehen“. Das Programm der Bücherei muss "wissen", in welches Feld der Katalogisierungsmaske welche eingelesenen Daten eingefügt werden. Der Standard, der in den Bibliotheken Deutschlands für diese Schnittstelle eingeführt ist, heißt MAB (Maschinelles Austauschformat für Bibliotheken).
Seit 2012 gilt der neue Standard MARC 21 (MAchine-Readable Cataloging) für die Repräsentation und den Tausch von Daten in maschinenlesbarer Form.

Für den Austausch von Mediendaten zu Buchblocks oder Ergänzungsbeständen ist im Bereich des Borromäusvereins der BAFO-Standard eingeführt (Bibliotheksdaten Austausch-FOrmat).

Wichtig für Bayern: Die Anbieter der gängigen Programme verwenden unterschiedliche Nummernkreise und Barcodes. Teilweise haben die Büchereifachstellen diözesane Regelungen gefunden. Bitte erkundigen Sie sich danach bei Ihrer zuständigen Fachstelle.

Umstellung auf Bibliotheksverwaltung mit EDV

Das Büchereiteam sollte sich zunächst mit den Möglichkeiten und der Funktionsweise des Bibliotheksprogramms vertraut machen. Anschließend werden die vorhandenen Arbeitsabläufe durchgesprochen und auf die Software ausgerichtet und optimiert. Die Berücksichtigung von Schulungs- und Erprobungszeiten sollte im Rahmen eines gemeinsam abgestimmten Zeit- und Mitarbeiterplans erfolgen. Den größten Zeitbedarf während der Phase der Umstellung nehmen neben der Schulung der Mitarbeiterinnen sicherlich die Katalogdatenübernahme und die damit verbundene Überprüfung der Medien in Anspruch. Hier sollte auf keinen Fall zeitlich zu knapp geplant werden.

Hilfreich ist, sich vor Beginn der Einführung mit Mitarbeiterinnen anderer Büchereien, die bereits eine Bibliothekssoftware einsetzen, auszutauschen. Das Programm kann dort getestet werden und man erhält so Erfahrungswerte zu Leistungsfähigkeit und  Zuverlässigkeit des Programms sowie zur Servicequalität des Anbieters.

Vor der Einarbeitung des Bestandes in das neue System empfiehlt sich dringend eine Durchsicht der Büchereibestände durch das Team oder die Fachstelle, um veraltete oder beschädigte Medien vor Übernahme in das Programm auszusondern.

Auskunft über die empfohlenen Bibliothekssoftware-Systeme sowie Rat und Unterstützung bei der Umstellung auf das Programm geben die Büchereifachstellen.