Das Büchereiteam

Motivationsfaktoren

Aufgabe des Trägers sowie der Büchereileitung ist es, die Motivation des (ehrenamtlichen) Teams zu fördern und zu erhalten:

  • Die Mitarbeiterinnen wählen Art und Umfang ihrer Aufgaben entsprechend ihrer Fähigkeiten, Neigung und Zeit.
  • Alle Arbeiten sind als gleichwertig anerkannt, auch Hintergrundarbeiten oder ungeliebte Arbeiten.
  • Das gesamte Team wird an Entscheidungsprozessen (z.B. Medienauswahl) und Organisationsaufgaben beteiligt.
  • Die Möglichkeit zur selbstständigen und selbstbestimmten Arbeit ist gegeben.
  • Gegenseitige Information ist selbstverständlich.
  • Regelmäßige Treffen (Arbeitstreffen sowie Teambildungsmaßnahmen und geselliges Zusammensein) fördern Zusammenarbeit und Zusammenhalt.
  • Neue Mitarbeiterinnen werden dem Träger, dem Büchereiteam und auch der Gemeinde vorgestellt, z.B. im Pfarrbrief oder während des Gottesdienstes.
  • Mitarbeiterinnen, die aus dem Büchereidienst ausscheiden, werden offiziell verabschiedet.
  • aktive Beteiligung am Leben der einzelnen Team-Mitglieder durch Geburtstagsglückwünsche, Krankenbesuche usw.
  • Wertschätzung des Engagements, z.B. durch Einladungen der Pfarrgemeinde, Ehrungen, Ehrenamts-Card.
  • gleichmäßige  Aufgabenverteilung;  keine  zeitliche  Überforderung  einzelner Mitarbeiterinnen.

Arbeitsorganisation innerhalb des Teams

Die Büchereileiterin wird vom Träger der Bücherei mit der Erledigung der laufenden Geschäfte beauftragt und ist ihm gegenüber für eine ordnungsgemäße Durchführung verantwortlich. Das heißt nicht, dass die Büchereileitung alle Arbeiten selbst erledigen muss. Aufgaben sollten, soweit möglich, delegiert werden. Die Leitung ist kein Amt auf Lebenszeit. Denkbar ist auch die Übernahme der Verantwortung für einen klar begrenzten Zeitraum. Die Nachfolge in der Leitungsfunktion sollte rechtzeitig geklärt werden, damit eine entsprechende Einarbeitung erfolgen kann.

Für eine effektive Arbeit müssen die Aufgaben innerhalb der Bücherei klar umschrieben werden. Für jedes Mitglied des Büchereiteams sind folgende Fragen zu klären:

–  Für welche Arbeiten ist die Einzelne zuständig?

–  Wie viel Zeit kann für die Büchereiarbeit aufgebracht werden?

–  Welche Fähigkeiten werden erwartet?

–  Wie viel Eigenverantwortung wird übertragen?

Ein genauer Dienstplan kann festlegen, welche Aufgaben wann und von wem erledigt werden. Alle notwendigen Informationen müssen an die Mitarbeiterinnen weitergegeben werden (z.B. die Mitteilungen der Pfarrgemeinde, der diözesanen Fachstellen oder der Dienstleister). Regelmäßige Rundmails, Newsletter, ein Schwarzes Brett oder ein Mitteilungsbuch fördern die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeiterinnen, die sich eventuell aufgrund unterschiedlicher Dienstzeiten selten sehen.

Regelmäßig sollte das Team Arbeitstreffen durchführen, wobei die Termine möglichst auf die Bedürfnisse aller Mitarbeiterinnen abzustimmen sind (z.B. wahlweise vormittags oder abends). Eine Mitarbeiterin ist für die Vorbereitung und Moderation verantwortlich. Bei jeder Zusammenkunft sollte in jedem Fall genügend Zeit für Fragen zur Verfügung stehen.

Für Dienstplangestaltung und Terminfindung gibt es – abhängig von den Teammitgliedern – verschiedenste Möglichkeiten. Ein nützliches Hilfsmittel ist ein Online-Terminplaner. Hier können kostenlos und ohne Registrierung Terminumfragen gemacht werden, die dann an alle Beteiligten per Mail verschickt werden. Die lästige und vor allem zeitraubende Terminfindung entfällt; auf einen Blick ist erkennbar, wer an welchem Termin kann.

Offene Informationstreffen wenden sich an das gesamte Team, um beispielsweise wichtige Bücher vorzustellen, Informationen über geplante Veränderungen in der Bücherei weiterzugeben, auf Fortbildungsmöglichkeiten der Fachstelle oder des Dienstleisters hinzuweisen oder Terminabsprachen zu treffen.

Zielorientierte Besprechungen finden dagegen im kleinen Kreis statt. Hier nehmen nur die Mitarbeiterinnen teil, die mit einer bestimmten Aufgabe betraut sind, beispielsweise mit der Auswahl von Neuerscheinungen oder der Vorbereitung einer Veranstaltung.

Statistik und Nachweise

Der Nachweis der ehrenamtlich geleisteten Stunden (auch Fortbildungsstunden) ist zum einen für die Jahresstatistik wichtig (s. hierzu Kap. 15 und 16 „Statistik“), zum anderen können diese Stunden auch in Landesnachweisen und als Beigabe zum Schulzeugnis erfasst werden. Die Bundesländer haben unterschiedliche Regelungen. Bitte informieren Sie sich bei Ihrer Fachstelle.

Die Dokumentation über Art und Umfang der ehrenamtlich geleisteten Tätigkeiten belegt auch das Fortbildungsinteresse. Hierdurch wird deutlich, dass Ehrenamtliche qualifizierte und qualifizierende Tätigkeiten ausüben. Auch zum Wiedereinstieg und zur Weiterqualifizierung im Erwerbsleben können die Nachweise genutzt werden.

Aus- und Fortbildung

Schaubild KiBüAss

Die katholische Büchereiarbeit fällt durch die hohe Fortbildungsbereitschaft der ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen auf. Dies zeigt, dass die Büchereiteams die Wichtigkeit von kontinuierlichen Weiterbildungen kennen und schätzen. Damit der hohe Standard von gut ausgebildeten Ehrenamtlichen auch in Zukunft so bleibt, gibt es auf allen Ebenen regelmäßig Angebote:

Örtlich: BASIS 12-Kurse, Angebote auf Dekanats-, Kreisebene, gemeinsame Fortbildung im Rahmen eines Regional- oder Systemtreffens, Stammtisch 

Diözesan: Angebote der Fachstelle, der Diözese (z.B. Bildungswerke)

Überregional: Weiterbildung zur Kirchlichen Büchereiassistentin (KiBüAss), proliko®-Angebote, Methodenseminare, weitere Fortbildungen von bv. und SMB, z.B. Weiterbildungsmodul Kommunikation, Fortbildungstagungen zur Büchereipraxis, Seminare für Leitung und Teambildung, EDV und Internet.

Die wichtigste Fortbildung, die alle Mitarbeiterinnen in KÖBs besucht haben sollten, ist die Grundausbildung BASIS 12. Die Teilnehmerinnen lernen in zwölf Einheiten die ganze Vielfalt und Komplexität der Tätigkeiten in der Bücherei kennen und erhalten Anregungen und Motivation für die praktische Arbeit.

Eine Vertiefung der BASIS 12-Inhalte sowie neue Impulse, Hintergrundwissen zu den verschiedensten Bereichen der Büchereiarbeit, Gemeinschaft und Erfahrungsaustausch bietet die Weiterbildung zur Kirchlichen Büchereiassistentin (KiBüAss). Der KiBüAss-Kurs wird von den beiden Verbänden gemeinsam angeboten.

Über aktuelle Angebote informieren die diözesanen Fachstellen sowie die beiden Verbände auf ihren Internetseiten.

Aus- und Fortbildung beim Sankt Michaelsbund

Aus- und Fortbildung beim Borromäusverein

Rechts- und Versicherungsfragen

Die Bücherei ist keine rechtlich selbstständige Einrichtung. Sie wird in der Regel von der Kirchengemeinde getragen und vom Kirchenvorstand (bzw. dem je nach Diözesanrecht unterschiedlich benannten Gremium für Rechts- und Vermögensangelegenheiten, z.B. Verwaltungsrat) vertreten. Träger von Patienten- und Heimbüchereien sind in der Regel die Träger des Krankenhauses oder Heimes.

In vielen Bistümern bestehen (Pauschal-)Versicherungen für alle in den Büchereien der Gemeinde Tätigen. Alle Mitarbeiterinnen müssen dem Träger namentlich gemeldet werden, damit für sie im Haftungsfall der Versicherungsschutz greift.

Auch auf dem Weg von der und zur Bücherei sowie zu Veranstaltungen und bei Botengängen sind die Mitarbeiterinnen in der Regel versichert. Schadensmeldungen sind unverzüglich an das zuständige Pfarramt zu richten.

In den einzelnen Kirchengemeinden und Diözesen bestehen unterschiedliche Versicherungsverträge, so dass keine allgemeingültigen Aussagen zum Versicherungsschutz gemacht werden können. Die Unterlagen können beim Träger eingesehen bzw. angefordert werden. Neue Büchereimitarbeiterinnen sollten über den jeweils bestehenden Versicherungsschutz informiert werden.

Die Fachstellen halten die entsprechenden Informationen bereit (weitere Details s. Kap. 19 „Rechtsfragen in der Büchereiarbeit“).