Finanzen

Der Träger der Bücherei ist für die ausreichende und regelmäßige jährliche Finanzierung der Bücherei zuständig. Die solide Finanzierung ist eine Grundvoraussetzung für die erfolgreiche kontinuierliche und aktive Arbeit der Bücherei. Sie bietet die Gewähr, dass das ehrenamtliche Engagement sich auf die wesentlichen Aufgaben der Bücherei konzentriert.

 

Finanzbedarf

Die Höhe der jährlich benötigten Finanzmittel kann am besten durch die Aufstellung eines Finanzplans ermittelt werden. Diese Aufstellung muss dem Träger rechtzeitig vorliegen, damit sie in die Finanzberatungen der Kirchengemeinde bzw. der zuständigen Gremien einbezogen werden kann. Die Voranschläge für die Ausgaben und die Einnahmen müssen realistisch bleiben und sollten vor Aufstellung des Etats anhand der Ergebnisse des letzten Jahres überprüft werden.

Wegen der unterschiedlichen Regelungen der Gemeindefinanzierung in den einzelnen Diözesen und Kommunen sind die Details bei der jeweils zuständigen Büchereifachstelle zu erfragen.

Für die Erstellung des Finanzplans ist folgende Fragestellung hilfreich:

Welche Ausgaben hat die Bücherei und wofür benötigt sie Geld?

1. Auf- bzw. Ausbau der Medienangebote (Erwerbungsetat für Medien s. auch Kap. 7 „Bestandsaufbau und Bestandsabbau“)
(auf Bücher gewähren ekz, SMB und Buchhandel einen gesetzlich festgelegten Bibliotheksrabatt in Höhe von 10 %)

2. Bestandspflege (Einarbeitungs- und Verbuchungsmaterial, Folien, Barcode-Eti- ketten)

3. EDV und Verwaltung (z.B. regelmäßige Erneuerung der Hardware, Kosten für Wartungs- bzw. Pflegevertrag bei Einsatz einer Bibliothekssoftware, Druckerpapier, Toner, Büromaterial, Porto, Gebühren für Telefon- und Internetanschluss)

4. Öffentlichkeitsarbeit (Werbemittel, Veranstaltungsarbeit …)

5. Personalkosten (Aus- und Fortbildung, Betriebsausflug, Mitarbeiterjubiläum …)

6. Investitionen (Mobiliar wie Regale, Präsentationsmöbel, EDV-Ausstattung)

Für die benötigten Finanzmittel der Positionen 2 bis 6 müssen bis zu 30 % des Medienetats zusätzlich veranschlagt werden. Es ist besonders wichtig, diese Positionen im Etat zu berücksichtigen.

Die Bewirtschaftungs- und Instandhaltungskosten der Räume (Heizung, Strom, Reinigung, Miete) gehören in der Regel nicht in den Finanzplan der Bücherei, da sie in den entsprechenden Etats der Träger erfasst sind.

Zusätzliche Kosten, die den Ehrenamtlichen im Rahmen ihrer Tätigkeit entstehen (z.B. Fahrtkosten) sollten vom Träger erstattet werden (s. auch Kap. 2 „Ehrenamtlich in der Bücherei – Das Büchereiteam“).

Für die Beantragung der Finanzmittel bei den Geldgebern muss ein Finanzplan mit Nennung der einzelnen Vorhaben und Begründung der Kosten aufgestellt werden. Zu beachten sind gegebenenfalls dafür notwendige Formulare, Vorschriften und Fristen, z.B. bei Anträgen an die Fachstelle.

 

Abb. 3.1 Finanzplan

Finanzierungsmöglichkeiten (Kopie 1)

Grundsätzlich ist für die Finanzierung der Träger verantwortlich. Neben dem Eigenanteil des Trägers (Etat) gibt es folgende mögliche Einnahmequellen:

1.  Kollekten, z.B. am Buchsonntag, bei Jubiläen

2.  Spenden (die Kirchengemeinde kann als Träger eine Spendenquittung ausstellen)

3.  Gebühren, z.B. Mahngebühren

4.  Provision der ekz, z.B. bei Buchausstellungen (Vergütung für die Vermittlung von Büchern und anderen Medien zum Eigenbesitz)

4.1 Vermittlungsprogramm "Lesen und Gutes tun" des Sankt Michaelsbund

5.  Sponsoring, Fundraising, z.B. zur Finanzierung von Veranstaltungen, Zeitschriften (Beitrag einer Firma / eines Unternehmens / einer Privatperson)

6.  Beiträge des Fördervereins (falls ein solcher für die Bücherei besteht)

7.  Zuschüsse des Bistums (es bestehen unterschiedliche Regelungen in den einzelnen Diözesen)

8.  Zuschüsse der Kommune (wenn diese nicht (Mit-)Träger der Bücherei ist)

9.  Zuschüsse des Landkreises und Landes (diese müssen in der Regel über die Fachstelle beantragt werden)

10. Eigene Einnahmen, z.B. bei Flohmärkten, Aktionen.

Definition: Unter Sponsoring versteht man die Förderung von Einrichtungen oder Veran- staltungen. Der Sponsor kann eine Einzelperson, eine Organisation oder ein kommerziell orientiertes Unternehmen sein. Sponsoring ist ein Geschäft auf Gegenseitigkeit, das am besten in Form eines Sponsoringvertrages abgesichert wird. Sponsoring kann in Form von Geld-, Sach- und Dienstleistungen (z.B. Zeitschriften-Abo, Catering bei Veranstaltungen) stattfinden. Als Gegenleistung weist die Bücherei (z.B. in Form von Veröffentlichungen, Aufklebern, Plakaten) auf den Sponsor hin.

Definition: Im Gegensatz dazu ist die Spende freiwillig und beinhaltet keine Gegenleistung. Der Träger der Bücherei kann eine Spendenbescheinigung für das Finanzamt ausstellen.

Definition: Unter Fundraising (engl. fund – Kapital, Mittel, Ressourcen, to raise – beschaffen, einwerben) versteht man alle systematisch, professionell und kontinuierlich angelegten Maßnahmen von Non-Profit-Organisationen (z.B. Büchereien) zur Beschaffung von Ressourcen, mit denen sie ihre Aufgaben und Ziele erfüllen können. Dies kann in Form von Geld- oder Sachmitteln, aber auch sonstigen Dienstleistungen geschehen. Die eingeworbenen Mittel dienen nicht der Grundfinanzierung, sondern sind für zusätzliche Projekte gedacht. Dabei geht es auch um den Aufbau, die Entwicklung und Pflege von langfristigen Beziehungen zwischen Menschen. Fundraising richtet sich an Privatpersonen, staatliche Geldgeber sowie die Wirtschaft.

Definition: Der Förderverein einer Bücherei hat in der Regel das Ziel, die Arbeit der Bücherei in finanzieller und ideeller Hinsicht zu unterstützen und weiter auszubauen. Gerade in wirtschaftlich schwächeren Zeiten kann es für Büchereien von Interesse sein, weitere Unterstützung durch einen Förderverein zu erhalten. Mitglieder können sowohl Privatpersonen als auch Firmen sein. In der Vereinssatzung werden Ziel, Mitgliedsbeiträge usw. geregelt.

Die Fachstellen halten weiterführende Informationen bereit.

Nachweis der Einnahmen und Ausgaben

Die Büchereileitung muss die ordnungsgemäße Verwendung aller Gelder (Einnahmen und Ausgaben) nachweisen. Hierzu wird kontinuierlich während des ganzen Jahres ein Kassenbuch geführt. Die Belege werden fortlaufend nummeriert und abgelegt. Das Kassenbuch und die Belege sind dem Träger mit der Jahresrechnung zur Prüfung und Entlastung vorzulegen und werden gegengezeichnet.

Kirchliche, kommunale und staatliche Behörden haben z.B. hinsichtlich der Verwendungsnachweise, der Rechnungslegung und der Kassenverwaltung unterschiedliche Regelungen. Es empfiehlt sich daher, die Fragen der Finanzverwaltung mit dem Träger oder der Fachstelle abzusprechen.

Die Überwachung der Einnahmen und Ausgaben der Bücherei erfolgt in einer Standardsoftware (Tabellenkalkulation, Finanzprogramme), wobei sich die Einnahme und Ausgabeposten am Kassenbuch orientieren. Eine gewissenhafte Führung dieser Posten erleichtert z.B. die Erstellung des Jahresberichts.


Mindestanforderungen für kleine Büchereien in Bayern 2018

Ab 1. Januar 2018 greifen die Mindestanforderungen

Seit Anfang 2015 werden die Mindestanforderungen beim Sankt Michaelsbund und seinen Mitgliedsbüchereien diskutiert. Nach ihrer ersten Präsentation hatten die Büchereien genügend Zeit, um sich selbst in den Anforderungskatalog einzuordnen und zu überprüfen, wo sie stehen. Einige Büchereien haben die insgesamt fünfzehn Mindestanforderungen bereits als Anstoß für Veränderungen genutzt und z.B. die Beschilderung im Ort ausgebaut. Ab 1. Januar 2018 greifen die Mindestanforderungen nun „offiziell“. Büchereien, die 12 oder 13 der insgesamt 15 Punkte erfüllen, erhalten ab nächstem Frühjahr ein Zertifikat und ein „Büchereisiegel" (Aufkleber für Türen), um dies auch werbewirksam nach außen zu dokumentieren. Als besonderes Zeichen der Anerkennung bekommen Büchereien, die 14 und 15 Mindestanforderungen erfüllen, ein „goldenes Siegel“.

Obwohl sich viele Büchereien positiv gegenüber den Mindeststandards gezeigt haben, erzeugen diese teilweise auch ein Gefühl der Verunsicherung. Die Sorge vor gerade finanziellen Konsequenzen bei Nichterfüllung treibt viele Büchereien um. Die Angst vor Negativ-Sanktionen ist aber – zumindest einmal bis 2019 – vollkommen unbegründet. Mit den Mindestanforderungen möchten wir den Büchereien in keiner Weise schaden. Vielmehr bieten wir damit Argumentationshilfen für Gespräche mit den örtlichen Trägern. Die Auflistung von „offiziellen“ Standards soll den Büchereien den Rücken bei Verhandlungen stärken. Nun kann ganz klar unterschieden werden, welche Bereiche bereits zufriedenstellend abgedeckt sind und wo noch dringender Verbesserungsbedarf besteht.

Der Sankt Michaelsbund ist sich durchaus bewusst, dass einige der Mindestanforderungen, z.B. die angemessene Unterbringung, gar nicht vom Büchereiteam umgesetzt werden können. Das ist eindeutig Aufgabe der Träger! Deshalb empfehlen wir schon seit 2015, die Mindestanforderungen an die Büchereiträger weiterzugeben und sie gemeinsam mit der Pfarrei und/oder der Kommune zu diskutieren. Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie diese Chance für die Bücherei nutzen würden und unterstützen Sie auch gerne bei allen Gesprächen vor Ort. Wenden Sie sich doch einfach an ihre zuständige Diözesanstelle oder auch an die Landesfachstelle. Ein Hinweis ist wichtig: Das Büchereisiegel, das eine „Gültigkeit“ oder auch „Laufzeit“ von zwei Jahren hat, ist per se keine Qualitätsauszeichnung, vielmehr gibt es in vielen Punkten nur Auskunft über die ausstattungstechnischen Merkmale der Büchereien. Es gibt durchaus einige Büchereien – und das ist uns wohl bewusst – die eine hervorragende bibliothekarische Arbeit leisten, wegen fehlender struktureller Voraussetzungen aber die Mindestanforderungen nicht erfüllen können! Alle die Büchereien, die aber im Frühjahr/Frühsommer 2018 Zertifikat und Siegel erhalten, sollten die Übergabe – und sei sie auch nur die Anbringung an der Büchereitür – nutzen, um sich medienwirksam zu präsentieren.

Nach Auswertung der Statistikunterlagen 2017 der einzelnen Büchereien werden ab April 2018 die ersten Zertifikate überreicht bzw. zugesandt. Büchereien, die bis dahin die Mindestanforderungen noch nicht erfüllen konnten, haben weiterhin die Möglichkeit, Zertifikat und Siegel in den kommenden Jahren zu erhalten.

Wenn eine Bücherei in einem Jahr Siegel und Zertifikat erhält, wird nach zwei Jahren geprüft, ob die Anforderungen immer noch erfüllt werden. Sollte dies der Fall sein, werden neue Siegel und Zertifikate vergeben. Natürlich handelt es sich auch bei den Mindestanforderungen um einen „dynamischen Prozess“, auch im Büchereiwesen gilt der Spruch „Das einzig Stetige ist der Wandel“, deshalb werden wir sie regelmäßig überprüfen und weiterentwickeln.

Mehr zu den Mindestanforderungen (nur im Bereich Sankt Michaelsbund)

 

(Red.: Der Artikel "Mindestanforderungen wurde aktualisiert von Sankt Michaelsbund, Landesverband Bayern e.V., Elisabeth Kreutzkam am 01.03.2018)