Büroorganisation

Der Alltag von Büchereien ist gekennzeichnet durch eine Vielzahl von wiederkehrenden Arbeitsabläufen. Durch den Einsatz von Telekommunikationstechnik, EDV und Internet lassen sich diese Arbeiten wesentlich vereinfachen und beschleunigen; außerdem bringt dies eine erhebliche Verbesserung des Service mit sich.

Wichtig ist, dass es im Team mindestens eine Person gibt, die die Aufgaben des „Systemadministrators“ übernimmt.

Standardtechnik und -software

Neben einer Bibliothekssoftware ist der Einsatz folgender Standardtechnik und -software sinnvoll:

  • (tragbares) Telefon, Anrufbeantworter und Internetanschluss
  • Mailprogramm
  • Textverarbeitung
  • Tabellenkalkulation
  • Grafiksoftware
  • ggf. Kopierer (evtl. Kombigerät: Scanner, Drucker, Kopierer, Faxgerät).

Es gibt verschiedene kostengünstige Bezugsmöglichkeiten:

  • Opensource (kostenfreie Download-Programme im Internet)
  • Rahmenverträge (in jedem Bistum unterschiedlich; bitte fragen Sie Ihre Fachstelle)
  • Lieferumfang eines Standard-PCs (enthält i.d.R. die wichtigsten o.g. Programme).

Einsatzmöglichkeiten:

  • für die Vereinfachung von büchereiinternen Arbeitsabläufen wie Protokolle von Teamsitzungen, Arbeitsanleitungen, Dienstpläne
  • für die laufende Etatüberwachung
  • für statistische Auswertungen
  • für grafische Aufbereitungen
  • für ein professionelles Bild in der Öffentlichkeit durch grafisch ansprechende und übersichtliche Erstellung von Publikationen (Flyer, Benutzungsordnung, Aushänge, Beschriftungen)
  • für eine professionelle Corporate Identity (s. Kap. 17 „Öffentlichkeitsarbeit und Werbung“).

Im Bereich des Borromäusvereins können die Büchereien kostenlos mit dem Grafikprogramm „catShop“ arbeiten, das vorgefertigte Layouts für verschiedene Publikationen (Flyer, Handzettel, Plakate) anbietet.

Für die Sicherheit der Daten (s. Kap. 6 „Bibliothekssoftware und Internet“) ist zudem der Einsatz eines Antiviren-Programms und einer Firewall (Internet) erforderlich.