Ablage und Archivierung

Wichtige Unterlagen für den Betrieb einer Bücherei werden schriftlich oder in elektronischer Form geführt und müssen aufbewahrt werden. Das Kassenbuch, die Kopien der Jahresberichte, die Statistiken und das Zugangsbuch werden dauerhaft aufbewahrt. Archiviert werden müssen auch Verträge (gegebenenfalls in Kopie, wenn das Original beim Träger verbleiben soll) und Bedienungsanleitungen von Geräten. Die übrigen Belege können nach zehn Jahren vernichtet werden.

Der weitere Schriftwechsel sollte in der Bücherei aufbewahrt werden. Die Ablage, in schriftlicher oder elektronischer Form, kann nach folgender Unterteilung vorgenommen werden:

1. Schriftwechsel mit dem Träger bzw. den Trägern

2. Schriftwechsel mit der diözesanen Fachstelle

3. Schriftwechsel mit dem Dienstleister

4. Schriftwechsel mit dem Büchereiverband

5. Allgemeiner Schriftwechsel (bei größeren Büchereien kann hier noch eine weitere Gliederung erfolgen)

6. Statistik/Jahresbericht.

Bei allen Zusendungen (Rundschreiben, Prospektzusendungen etc.) ist zu prüfen, was länger aufbewahrt werden sollte. Nur wichtige Zusendungen sollten aufbewahrt werden; allerdings sollten sie regelmäßig durchgesehen und gegebenenfalls aussortiert werden.

Die Bücherei sollte ein eigenes Archiv (als Teil des Pfarrarchivs) anlegen, das die Leistungen und Aktivitäten der Bücherei dokumentiert. Diese Unterlagen werden auch für Jahreschroniken und für Jubiläen gebraucht. Folgende Materialien können archiviert werden:

  • eigene Publikationen, z.B. Festschriften, Jahresberichte
  • veröffentlichte Presseberichte, auch die Mitteilungen im Pfarrbrief u.Ä.
  • Belegexemplare der Handzettel, Einladungen, Literaturlisten, Plakate u.Ä.
  • Fotos von Ausstellungen, Veranstaltungen, Jubiläen, Mitarbeiterausflügen usw.
  • Aufstellung der Mitarbeiterinnen (wer wann und wie lange tätig war)

Außerdem sollten in der Bücherei aktuelle, nachvollziehbare Beschreibungen zur EDV-Ausstattung, zu Programmen und Geräten sicher aufbewahrt werden. Wichtig dabei sind:

  • Einstellungen („Konfiguration“) der Programme und Geräte
  • Anschlussnummern und Registrierungsdaten/Lizenzdateien
  • Passwörter und Registrierungsschlüssel.

Zu den Beschreibungen gehören: Angaben zu allen PCs, Drucker, Barcode-Scanner, LAN-Netzwerk, Internetanschluss, Telefonanschluss, E-Mail-Konten, Internetseiten der Bücherei.

Auch die Originalsoftware auf den Original-Datenträgern muss aufbewahrt werden.