Erfassung der Medien

Per Autopsie

Die Erfassung der Medien erfolgt mittels einer Maske (Formular), welche mit den notwendigen Angaben entsprechend den „Regeln für die Alphabetische Katalogisierung für Öffentliche Bibliotheken“ (RAK-ÖB)
(s. Anh. „Bibliothekarische Titelaufnahme“) ausgefüllt wird. Werden die Daten direkt vom vorliegenden Medium erfasst, spricht man von Autopsie.

Titelaufnahme

Die Titelaufnahme enthält die formale, bibliografische Beschreibung einer Ausgabe eines Werkes gemäß RAK sowie die Systematiknotationen gemäß SKB/SKB-E (s. Anh. „Sachbuchsystematik“) bzw. Klartextsignaturen gemäß einer leserorientierten Aufstellung (s. Kap. 1 „Büchereikonzept“).

Das Bibliothekssystem erzeugt aus den Titelaufnahmen automatisch die Kataloge. Bei der Katalogisierung müssen folgende Felder ausgefüllt werden (Pflichtfelder):

  • Autor (sofern vorhanden)
  • Titel
  • Medienart / Mediengruppe
  • Mediennummer / Zugangsnummer
  • Barcode
  • Altersempfehlung
  • Notation
  • Standort
  • Beilagen

Diese sind aus verschiedenen Gründen notwendig:

  • für Statistik oder Ausleihfristen: Medienart, z.B. CD-ROM (wichtig zur Identifizierung des Mediums)
  • aus gesetzlichen Vorgaben: gesetzlich verbindliche Altersempfehlungen, z.B. FSK-Vermerk für DVDs und USK für CD-ROMs (wichtig für Alterssperren); weitere Informationen hierzu im
    Kap. 19 „Rechtsfragen in der Büchereiarbeit“
  • aus verwaltungstechnischen Aspekten: z.B. Barcode-/Zugangsnummer, Notation/Standort (wichtig zur eindeutigen Zuordnung eines Mediums)
  • aus ausleihtechnischen Gründen: z.B. Hinweis auf Vollständigkeit des Mediums bei Medienkombinationen.

Nach allen eingetragenen Feldern kann gesucht werden. Je mehr Angaben in die Katalogisierungsmaske eingetragen werden, nach desto mehr Kategorien (Verlag, ISBN) kann recherchiert werden. Weiterhin können alle Kategorien miteinander verknüpft werden (z.B. Interessenkreis und Erscheinungsjahr).

Das Ausfüllen zusätzlicher Felder entspricht den bibliothekarischen Standards einer Titelaufnahme. Diese werden bei einer Fremddatenübernahme in der Regel mitgeliefert:

  • Herausgeber, Illustrator, Übersetzer, Sprecher
  • Erscheinungsjahr und -ort
  • Verlag
  • Auflage
  • Umfang
  • Illustrationen
  • Format
  • Einbindeart
  • Preis
  • Reihe
  • ISBN
  • Interessenkreis (je nach Bibliothekssoftware ist die IK-Liste bereits in der Katalogisierungsmaske hinterlegt)
  • Annotation (kurze Inhaltsangabe).

Weitere Felder sind nicht notwendig, da durch die Volltextsuche die Trefferquote sehr hoch ist. Insbesondere die Schlagwortvergabe bedeutet einen zusätzlichen Arbeitsaufwand und ist nur sinnvoll, wenn die entsprechenden, sehr komplexen „Regeln für den Schlagwortkatalog“ (RSWK)  beachtet werden.

Zugangsnummer

Alle Neuzugänge von Büchern und anderen Medien (mit Ausnahme der Einzelhefte von Zeitschriften) müssen unter einer laufenden Nummer (Zugangsnummer) eingetragen werden. Diese Zugangsnummern werden als Zugangsbuch automatisch von der Software geführt und können bei Bedarf ausgedruckt werden.

Bei mehrbändigen Ausgaben oder Doppelexemplaren erhält jedes Stück eine eigene Nummer.

Das sogenannte Zugangsbuch ist das Inventarverzeichnis des Medienbestandes der Bücherei. Es gibt Auskunft über Umfang und Aufteilung des Bestandes und liefert somit den Nachweis über die Verwendung der Gelder. Es ist wichtig für die Ermittlung der Bestandsstatistik
(s. Kap. 15 und 16 „Statistik“).

Bei der Katalogisierung eines Titels schlägt das Büchereiverwaltungsprogramm automatisch eine Zugangsnummer vor, welche in der Regel aus dem aktuellen Jahr und einer fortlaufenden Nummer besteht, z.B. 13/0001.
Eine separate Zählung für unterschiedliche Medienarten ist an dieser Stelle nicht nötig.
Die Zugangsnummer wird nur auf dem Medium selbst in der Nähe des Eigentumsstempels eingetragen (s. Kap. 11 „Büchereitechnische Bearbeitung“).

Per Fremddatenübernahme

Beim Erfassen der Medien kann zugegriffen werden auf

  • Datensätze der beiden Dienstleister, die bei Bestellungen auf Wunsch mitgeliefert werden (z.B. per Mail oder Download)
  • Datenpools anderer Bibliotheken.

In beiden Fällen müssen diese Fremddaten lediglich geprüft bzw. überarbeitet und nicht mehr neu angelegt werden, was den Katalogisierungsaufwand erheblich verringert.

Bei der Fremddatenübernahme wird mittels ISBN oder Verfasser/Sachtitel im Datenpool nach dem vorliegenden Titel recherchiert. Sollte kein Datensatz vorliegen, müssen die Mediendaten selbst erfasst werden (per Autopsie).

Bei vorhandenen Datensätzen wird die qualitativ beste Titelaufnahme ausgewählt, geprüft und ergänzt (z.B. Notation, Interessenkreis).

In jedem Fall werden noch die Lokaldaten der Bücherei (z.B. Zugangsnummer, Barcodenummer) hinzugefügt.

Manuelle Datenerfassung und Fremddatenübernahme schließen sich gegenseitig nicht aus, sie erfolgen in der Regel immer parallel.