Das Zugangsbuch

Registrierung neuer Medien

Das Zugangsbuch ist das Inventarverzeichnis des Medienbestandes der Bücherei. Es gibt Auskunft über Umfang und Aufteilung des Bestandes und liefert somit den Nachweis über die Verwendung der Gelder. Alle Neuzugänge von Büchern und anderen Medien müssen darin unter einer laufenden Nummer (Zugangsnummer) eingetragen werden. Bei mehrbändigen Ausgaben oder Doppelexemplaren erhält jedes Stück eine eigene Nummer.

Eine Ausnahme bilden die Einzelhefte von Zeitschriften.

Zugangsbücher werden in Loseblattform geführt. Auch die Duplikate der Rechnungsformulare können als Zugangsbuchblätter verwendet werden. Dabei sind das Durchnummerieren der einzelnen Blätter und das sorgfältige Abheften unbedingt erforderlich.

Alle Medienarten werden in das Zugangsbuch eingetragen.

Abb. 10.1 Musterformular Zugangsbuch

Folgende Form der Zählung ist anzuwenden: Jedes Jahr wird neu mit der Nummer 1 begonnen; davor wird die Jahreszahl der Erwerbung gesetzt, z.B. 13/0001.

Nicht-Buch-Medien erhalten grundsätzlich zu der Zugangsnummer einen Kenn- buchstaben, z.B. CD 13/0001.

Folgende Kennbuchstaben werden verwendet:

CD               Compact Disc

CD-ROM       CD-ROM

DVD             DVD

M                 Medienkombination

Sp                Spiel

Z                  Zeitschrift bzw. Zeitung

BD                Blu-ray Disc

Kon              PC-/Konsolenspiele

 

Die Zugangsnummer gilt als Kontrollnummer und wird bei jedem Medium eingetragen

–  auf der Buchkarte (oben rechts)

–  auf der Katalogkarte für den Alphabetischen Katalog unten links

–  auf dem Medium selbst in der Nähe des Eigentumsstempels (s. Kap. 11 „Büchereitechnische Bearbeitung“)

–  auf dem Fristzettel

–  auf der Buchkartentasche.

Das Zugangsbuch ist wichtig für die Ermittlung der Bestandsstatistik (s. Kap. 16 „Statistik“).

Registrierung ausgeschiedener Medien

Das Zugangsbuch ist gleichzeitig auch das Abgangsbuch. Alle aus dem Bestand der Bücherei ausgeschiedenen Medien müssen erfasst werden, d.h., jedes ausgeschiedene Medium wird im Zugangsbuch gestrichen. Für die Statistik wird festgehalten, wie viele Medien aus den einzelnen Bestandsgruppen aussortiert wurden (s. Kap. 16 „Statistik“).

Die Zugangsnummern ausgeschiedener Medien dürfen nicht wieder besetzt werden.

Die jeweiligen Katalogkarten müssen aus den entsprechenden Katalogen entfernt werden. Aus den Angaben auf der Katalogkarte im Alphabetischen Katalog ist ersichtlich, welche weiteren Katalogkarten, z.B. im Systematischen Katalog, sowie eventuelle Verweise bzw. Nebeneinträge angelegt wurden. Bei mehrbändigen Werken wird bei Abgang eines einzelnen Exemplars nur die betreffende Zugangsnummer auf der alphabetischen Karte gestrichen; erst nach Abgang des letzten Exemplars werden die Katalogkarten des entsprechenden Titels gezogen.

Die Buchkarte wird dem Medium entnommen und das Medium mit dem Stempel „ausgeschieden“ gekennzeichnet.