Ausleihe, Rückgabe, Mahnung, Vormerkung

Ausleihe, Verlängerung der Leihfrist

Bei der Ausleihe eines Mediums durch die Benutzerin sind folgende Angaben in den Unterlagen der Bücherei festzuhalten:

  • Welches Medium wurde entliehen?
    Dazu wird die Buchkarte des entliehenen Mediums einbehalten, die alle wichtigen Daten des Mediums enthält.
  • Welche Benutzerin hat dieses Medium entliehen?
    Dazu wird die Lesernummer auf der Buchkarte registriert.
  • Wann ist das Medium zurückzugeben?
    Dazu wird das Rückgabedatum auf die Buchkarte gestempelt.

Bei der Ausleihe wird das Rückgabedatum zusätzlich auf den Fristzettel des Mediums gestempelt, um die Benutzerin an den spätesten Rückgabetermin zu erinnern.

Eine Verlängerung ausgeliehener Medien ist möglich, wenn diese nicht vorbestellt sind. Sie wird auf der Buchkarte vermerkt und in der Statistik wie eine Ausleihe gezählt.

Aufbewahrung der Buchkarten

Für die Ordnung der bearbeiteten Buchkarten gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die Auswahl richtet sich u.a. nach der Größe der Bücherei und des Mitarbeiterteams sowie nach der Häufigkeit, mit der die oben beschriebenen Fragestellungen beantwortet werden müssen. Die Bücherei muss sich für eine der angegebenen Möglichkeiten entscheiden.

Aufbewahrung der Buchkarten mit Leserkartentaschen

Alle Buchkarten der von einer Benutzerin ausgeliehenen Medien werden in deren Leserkartentasche eingelegt. Die Ordnung der Leserkartentaschen kann erfolgen:

a)   alphabetisch nach Namen oder numerisch nach Lesernummer in einer Kartei

b)  zunächst nach Fälligkeitsterminen, innerhalb dieser wie unter a). Dabei muss die Leserkartentasche, die Buchkarten mit unterschiedlichen Rückgabeterminen enthält, nach dem frühesten Rückgabetermin eingeordnet werden.

Für die Ordnung nach Fälligkeitsterminen verwendet man einen Leitkartensatz mit den Fälligkeitsterminen (z.B.: 14.01., 21.01., 28.01., 05.02.).

Vorteile

generell: Es können alle Entleihungen einer Benutzerin sofort festgestellt werden.
zu a): zeitsparende Variante
zu b): überfällige Entleihungen (Mahnungen) ergeben sich von selbst; sie bleiben unter dem verstrichenen Termin stehen.

Nachteile

generell: Bei der Suche nach einem bestimmten Medium oder bei überfälligen Entleihungen muss die ganze Kartei durchsucht werden.
zu b): eventuell muss unter verschiedenen Terminen nachgesehen werden, um die Entleihungen einer bestimmten Leserin zu finden.

Aufbewahrung der Buchkarten ohne Leserkartentaschen

Bei dieser Aufbewahrungsart werden die Buchkarten der entliehenen Medien zuerst nach Rückgabeterminen unter Verwendung eines nach Fristen geordneten Leitkartensatzes, innerhalb dieser Termine dann nach der Zugangsnummer sortiert.

Vorteile

Bei diesem Verfahren ergeben sich überfällige Entleihungen von selbst; sie bleiben unter dem verstrichenen Termin in der Kartei übrig.

Nachteile

Bei der Suche nach einem bestimmten Medium (anhand der Zugangsnummer) muss unter verschiedenen Rückgabefristen nachgeschaut werden. Eine Auskunft über alle von einer Benutzerin entliehenen Medien ist nicht möglich.

Abb. 13.6 Absenzkartei: Alphabetische Ordnung mit Leserkartentaschen
Abb. 13.7 Absenzkartei: Frist-Ordnung mit Leserkartentaschen nach Namen geordnet
Abb. 13.8 Absenzkartei: Frist-Ordnung mit Buchkarten nach Zugangsnummern geordnet

Rückgabe

Bei der Rückgabe der entliehenen Medien muss die Ausleihbuchung unverzüglich gelöscht werden. Dazu ist nur erforderlich, dass die Buchkarte dem zurückgegebenen Medium sofort wieder zugeordnet wird. Dabei ist darauf zu achten, dass die Zugangsnummer auf der Buchkarte mit der auf der Buchkartentasche übereinstimmt. Bei Medienkombinationen ist zu überprüfen, ob alle Medien enthalten sind. Bei Nicht-Buch-Medien wird geprüft, ob der Datenträger in der Hülle ist und die Nummern übereinstimmen.

Gleichzeitig sollte der einwandfreie Zustand des Mediums geprüft werden. Bei einer mutwilligen oder fahrlässigen Beschädigung muss die Benutzerin für den Schaden aufkommen.

Beschädigte oder nicht einwandfreie Medien müssen in Ordnung gebracht werden. Die Mitarbeiterinnen der Bücherei müssen prüfen, ob die Medien repariert werden können oder aussortiert werden müssen.

Normale Abnutzungen oder offensichtliche Herstellungsmängel (z.B. bei Fadenheftung) gehören zu den unvermeidbaren Begleiterscheinungen eines lebendigen Büchereibetriebes. Es empfiehlt sich, die zurückgebrachten Medien feucht zu reinigen, bevor sie wieder in die Ausleihe gehen.

Mahnung

Abb.13.9 Mahnkarte (bv.)

Für die Ermittlung der „Mahnfälle“ müssen regelmäßige Termine festgelegt werden, um die ausgeliehenen Medien schnellstmöglich zurückzubekommen, ärgerliche Auseinandersetzungen mit den säumigen Benutzerinnen zu vermeiden und eventuelle eigene Versäumnisse rechtzeitig aufzudecken.

Bevor gemahnt wird, empfehlen sich eine gewisse Kulanzzeit sowie ein Erinnerungsschreiben. Außerdem sollte die Büchereimitarbeiterin am Regal nachsehen, ob die Medien vielleicht doch zurückgegeben, aber versehentlich nicht zurückgebucht wurden.

Mahnung oder Erinnerungsschreiben kann per Post, per Mail oder telefonisch erfolgen. Mahn- und Bearbeitungsgebühren werden in der Gebührenordnung festgelegt (s. Anh. „Gebührenordnung – Muster“).

Bringt die Benutzerin die Medien trotz mehrmaliger Mahnung nicht zurück, kann ein Einwurf-Einschreiben verschickt werden. Führt auch diese Maßnahme nicht zum Erfolg, so kann der Träger eine Schadensersatzforderung ausstellen. Im Extremfall muss der Gerichtsvollzieher eingeschaltet werden. Grundsätzlich ist auf die Verhältnismäßigkeit der Mittel zu achten. Die Leserin, die so gravierend gegen die Benutzungsordnung verstoßen hat, ist von der Benutzung der Bücherei auszuschließen.

Vormerkung

Ausgeliehene Medien können für eine Benutzerin vorgemerkt werden. Hierfür gibt es zwei Methoden:

1. Es wird eine Liste mit Vormerkungen nach Mediennummern angelegt. Bei jeder Rückgabe gleicht die Mitarbeiterin die zurückgebrachten Medien mit der Liste ab und sortiert die vorbestellten Medien aus.

2. Die Mitarbeiterin sucht in der Absenzkartei nach dem vorbestellten Medium und hängt den Vormerkwunsch (z.B. per Karte) an.

Nach Rückgabe des entliehenen Titels wird die Benutzerin telefonisch, schriftlich oder per E-Mail benachrichtigt, dass der gewünschte Titel zur Abholung bereitsteht.

Wird das vorbestellte Medium innerhalb einer festgelegten Frist (z.B. zwei Wochen nach der Benachrichtigung) nicht abgeholt, wird es in den Bestand zurückgestellt.

Besonderheiten bei den Nicht-Buch-Medien:

Ausleihe, Rückgabe, Verlängerung, Vormerkung und Mahnung erfolgen in der Regel analog zu den Verfahrensweisen bei Büchern.

Bei der Rückgabe sollten die Medien (z.B. CDs, CD-ROMs, DVDs, Blu-rays Discs) und die entsprechenden Verpackungen (z.B. CD-Hülle) auf ihren Zustand überprüft werden. Zerbrochene Hüllen sind auszutauschen. Leerhüllen sind über die Dienstleister oder den Fachhandel erhältlich.


CD-ROMs, DVDs, Blu-ray Discs, Computer- und Konsolenspiele

CD-ROMs, DVDs, Blu-ray Discs, Computer- und Konsolenspiele dürfen nach geltendem Recht (Jugendschutzgesetz) nur an Personen ausgeliehen werden, deren Alter mindestens dem auf dem Datenträger angegebenen Alter entspricht (USK-Vermerk bzw. FSK-Vermerk). Die allgemeine Benutzungsordnung der Bücherei (s. Anh. „Benutzungsordnung – Muster“) muss um entsprechende Hinweise auf das Ur- heberrecht ergänzt werden. Ebenso ist darauf hinzuweisen, dass die Bücherei keine Haftung bei Computerviren übernimmt.

Folgende Formulierung kommt infrage: „Die Katholische öffentliche Bücherei …. haftet nicht für Schäden, die durch die Nutzung der Datenträger an Dateien, Datenträgern und Hardware auftreten. Bei der Nutzung der Datenträger sind die gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechts zu beachten.


Spiele

Bei der Rückgabe des Spiels wird anhand des Fristzettels geprüft, ob die Spielanleitung und wesentliche Spielteile vorhanden sind.

Fehlende Spielteile können in 80 bis 90 Prozent der Fälle wiederbeschafft werden:

  • Die Spielanleitung kann ersetzt werden, da das Original in der Bücherei vorliegt.
  • Viele Verlage stellen die Spielanleitungen online zur Verfügung.
  • Für oft vorkommende Spielteile (z.B. für Würfel, Chips, Spielfiguren) kann ein Vorrat (z.B. aus ausgesonderten Spielen) angelegt werden. Solche Teile sind auch im Spielwarenhandel erhältlich.
  • Verloren gegangene Spielteile können im Spielwarenhandel erworben werden.
  • Bei vielen Spielen macht der Verlust eines oder weniger Spielteile (z.B. Spielgeld) das Spiel nicht unspielbar. Geht z.B. bei einem Memory-Spiel ein Stück eines Paares verloren, wird das zweite Stück entfernt. So bleibt das Spiel weiterhin spielbar.
  • Einige Spielehersteller sind bereit, für ihre Spiele Ersatzteile zu liefern, soweit diese noch im Programm sind. Ersatzteile können meist über die Homepage des entsprechenden Herstellers, für Büchereien oftmals auch kostenlos, bestellt werden.
  • Es empfiehlt sich, bei der Ausleihe von Spielen Tragetaschen auszugeben, um dem Verlust von Spielteilen beim Transport vorzubeugen.


Zeitschriften

Zeitschriften haben in der Regel eine kürzere Leihfrist als Bücher. Eine Ausleihfrist von ein bis maximal zwei Wochen erweist sich als sinnvoll.

Das aktuellste Heft kann zur Ansicht in der Bücherei ausgelegt werden und ist erst ausleihbar, wenn das nächste Heft eingegangen ist. So kann jede Leserin immer auf die neueste Ausgabe zugreifen.

Bei der Entleihung eines Zeitschriftenheftes wird eine der vorgefertigten Buchkarten aus der Zeitschriftenkartei gezogen. Folgende Daten werden eingetragen:

  • Lesernummer
  • Jahrgangsnummer
  • Heftnummer
  • Rückgabedatum
  • eventuell Vermerk über Beilagen wie DVD.

Für jedes entliehene Zeitschriftenheft wird eine eigene Buchkarte ausgefüllt, auch wenn die Hefte von derselben Leserin ausgeliehen werden. Für die Statistik wird jedes ausgeliehene Zeitschriftenheft einzeln gezählt.

Bei der Rückgabe der entliehenen Zeitschriften werden die Buchkarten gezogen und wieder in die Zeitschriftenkartei eingeordnet.