Nachweis der Einnahmen und Ausgaben

Kassenbuch

Die Büchereileitung muss die ordnungsgemäße Verwendung aller Gelder, also aller Einnahmen und Ausgaben, nachweisen. Hierzu wird kontinuierlich während des ganzen Jahres ein Kassenbuch geführt. Das Kassenbuch als Nachweis für sämtliche Bareinnahmen und Barausgaben und die Belege sind dem Träger zur Prüfung und Entlastung vorzulegen und werden gegengezeichnet. Meistens hat die Bücherei kein eigenes Bankkonto, sondern alle Buchungen laufen über das Konto der Pfarrei (Rendantur, Rentamt). Ein eigenes Bücherei-Bankkonto muss stets vom Träger eingerichtet werden und läuft auf dessen Namen.

Hier finden Sie die Vorlage eines Kassenbuches zum kostenlosen Download.

Verwaltung der Finanzen

Die Überwachung der Einnahmen und Ausgaben der Bücherei kann mithilfe einer Standardsoftware (Tabellenkalkulation, Finanzprogramme oder mit BVS- und BIBLIOTHECAPlus-Bibliothekssoftware) erfolgen, wobei sich die Einnahme- und Ausgabeposten am Kassenbuch orientieren. Eine gewissenhafte Führung dieser Posten erleichtert z. B. die Erstellung von Jahresstatistik und Jahresbericht.

Vorgaben des Trägers zur Finanzverwaltung

Kirchliche, kommunale und staatliche Behörden haben z.B. hinsichtlich der Verwendungsnachweise, der Rechnungslegung und der Kassenverwaltung unterschiedliche Regelungen. Es empfiehlt sich daher, die Fragen der Finanzverwaltung mit dem Träger und der Fachstelle abzusprechen.