Mit Formalerschließung bezeichnet man die Katalogisierung eines Mediums (Ressource) zum Zweck seines Nachweises im Katalog einer Bücherei. Unter Katalogisierung versteht man die möglichst genaue, eindeutige und unverwechselbare Beschreibung eines vorliegenden Mediums. Jede Titelaufnahme erfasst die formalen bibliografischen Angaben. Der Standard für bibliografische Titelaufnahmen heißt RDA.

Formalerschließung verfolgt immer das Ziel, den Benutzerinnen der Bücherei möglichst umfangreiche Recherchemöglichkeiten zu bieten. Nach allen in die Eingabemaske eingetragenen Informationen kann gesucht werden. Das Ausfüllen zusätzlicher Felder (das Erfassen von Zusatzelementen) entspricht den bibliothekarischen Standards einer Titelaufnahme und ist zudem benutzerfreundlich. Denn je mehr Angaben in die Katalogisierungsmaske eingetragen werden, nach desto mehr Kategorien kann eine Suche erfolgen.

Hingegen spricht man von Sacherschließung, wenn Medien nach inhaltlichen Kriterien beschrieben werden. Die Sacherschließung umfasst die Zusammenfassung ihres Inhalts in einer sogenannten Annotation, vor allem aber die Einordnung gemäß der Bibliothekssystematik (SKB-E) beziehungsweise mittels Klartextsignaturen gemäß einer leserorientierten Aufstellung (siehe Kapitel „Gliederung, Kennzeichnung und Aufstellung des Bestandes“).