Ausleihe ohne Bibliothekssoftware
Anmeldung
Eine Ausleihe ohne Bibliothekssoftware unterscheidet sich bei der Erfassung der Benutzerdaten und der Entleihvorgänge. In folgende drei Formulare müssen die Leserdaten eingetragen werden:
- Benutzerausweis/Anmeldekarte
- Leserliste
- Leserkartentasche
Leserliste (Vorlage)
Hier finden Sie die Vorlage einer Leserliste zum kostenlosen Download vom Borromäusverein.
Benutzerausweise, Anmeldekarte, Leserkartentaschen
Die Benutzerausweise, Anmeldekarte, Leserkartentaschen gibt es jeweils in unterschiedlichen Farben:
Blaues Papier für Familien
Benutzerausweis und Anmeldekarte stehen sowohl auf der Webseite des Borromäusvereins (auch bei catShop) als auch auf der des Sankt Michaelsbundes zum Download zur Verfügung.
Bei jeder Neuanmeldung muss die Benutzerin eine Anmeldekarte mit ihren persönlichen Daten ausfüllen. Mit der rechtsverbindlichen Unterschrift auf der Anmeldekarte erkennt sie die Benutzungsordnung an.
Bei der Anmeldung von Minderjährigen (Kinder und Jugendliche bis zum Erreichen des 18. Geburtstags) ist die Unterschrift der Erziehungsberechtigten erforderlich.
Es besteht auch die Möglichkeit, einen Familienausweis anzulegen, auf den dann alle vermerkten Familienmitglieder ausleihen können. Es müssen alle Namen hinterlegt werden, für die dieser Ausweis gültig ist. Für eine exakte Statistik wäre es jedoch sinnvoller, dass jede Benutzerin einen Leserausweis hat.
Abschließend wird die Lesernummer eingetragen. Der Abschnitt Benutzerausweis wird der Benutzerin ausgehändigt. Der Abschnitt Anmeldekarte wird in der Leserkartei aufbewahrt, wobei diese Kartei aufgrund des Datenschutzes nur den Mitarbeiterinnen zugänglich sein darf.
Die Lesernummer dient dazu, Ausleihbuchungen und andere Vorgänge einer Benutzerin zuzuordnen. Die Lesernummer ergibt sich aus der Leserliste, in der alle Benutzerinnen unter einer fortlaufenden Nummer eingetragen werden. Diese Liste unterliegt dem Datenschutz.
Ein Muster steht sowohl auf der Internetseite des Borromäusvereins als auch auf der des Sankt Michaelsbundes zum Download zur Verfügung.
Leserkartentasche
In einer Leserkartentasche werden die Buchkarten aller von einer Benutzerin entliehenen Medien aufbewahrt.
Ausleihvorgang
Bei der Ausleihe eines Mediums durch eine Benutzerin sind folgende Angaben in den Unterlagen der Bücherei festzuhalten:
- Welches Medium wurde entliehen?
Dazu wird die Buchkarte des entliehenen Mediums einbehalten, die alle wichtigen Daten des Mediums enthält, und in der Leserkartentasche der Benutzerin aufbewahrt. - Welche Benutzerin hat dieses Medium entliehen?
Dazu wird die Lesernummer auf der Buchkarte registriert. - Wann ist das Medium zurückzugeben?
Dazu wird das Rückgabedatum auf die Buchkarte gestempelt.
Bei der Ausleihe wird das Rückgabedatum zusätzlich auf den Fristzettel des Mediums gestempelt, um die Benutzerin an den spätesten Rückgabetermin zu erinnern.
Eine Verlängerung ausgeliehener Medien ist möglich, wenn diese nicht vorbestellt sind. Sie wird auf der Buchkarte vermerkt und in der Statistik wie eine weitere Ausleihe gezählt.
Aufbewahrung der Buchkarten
Für die Ordnung der bearbeiteten Buchkarten gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die Auswahl richtet sich unter anderem nach der Größe der Bücherei und des Mitarbeiterteams sowie nach der Häufigkeit, mit der die oben beschriebenen Fragestellungen beantwortet werden müssen. Die Bücherei muss sich für eine der angegebenen Möglichkeiten entscheiden.
1. Aufbewahrung der Buchkarten mit Leserkartentaschen
Alle Buchkarten der von einer Benutzerin ausgeliehenen Medien werden in deren Leserkartentasche eingelegt. Die Ordnung der Leserkartentaschen kann erfolgen:
- alphabetisch nach Namen oder numerisch nach Lesernummer in einer Kartei
- zunächst nach Fälligkeitsterminen, innerhalb dieser wie unter a). Dabei muss die Leserkartentasche, welche Buchkarten mit unterschiedlichen Rückgabeterminen enthält, nach dem frühesten Rückgabetermin eingeordnet werden.
Vorteile
Es können alle Entleihungen einer Benutzerin sofort festgestellt werden.
zu 1): Zeitsparende Variante
zu 2): Überfällige Entleihungen (Mahnungen) ergeben sich von selbst; sie bleiben unter dem verstrichenen Termin stehen.
Nachteile
Bei der Suche nach einem bestimmten Medium oder bei überfälligen Entleihungen muss die ganze Kartei durchsucht werden.
zu 2): Eventuell muss unter verschiedenen Terminen nachgesehen werden, um die Entleihungen einer bestimmten Leserin zu finden.
2. Aufbewahrung der Buchkarten ohne Leserkartentaschen
Bei dieser Aufbewahrungsart werden die Buchkarten der entliehenen Medien zuerst nach Rückgabeterminen unter Verwendung eines nach Fristen geordneten Leitkartensatzes, innerhalb dieser Termine dann nach der Zugangsnummer sortiert. So kann für die Ordnung nach Fälligkeitsterminen ein Leitkartensatz mit Fälligkeitsterminen verwendet werden (z. B.: 14.01., 21.01., 28.01., 05.02.).
Vorteile
Bei diesem Verfahren ergeben sich überfällige Entleihungen von selbst, denn sie bleiben unter dem verstrichenen Termin in der Kartei übrig.
Nachteile
Bei der Suche nach einem bestimmten Medium (anhand der Zugangsnummer) muss unter verschiedenen Rückgabefristen nachgeschaut werden. Eine Auskunft über alle von einer Benutzerin entliehenen Medien ist nicht möglich.
Rückgabe
Bei der Rückgabe entliehener Medien muss die Buchkarte wieder in die Buchkartentasche des Mediums gesteckt werden, bevor es in den Bestand zurücksortiert wird. Dabei ist darauf zu achten, dass die Zugangsnummer auf der Buchkarte mit der auf der Buchkartentasche übereinstimmt, damit gewährleistet ist, dass die richtige Buchkarte im dazugehörigen Medium ist. Bei Medienkombinationen ist zu überprüfen, ob alle Medien enthalten sind. Bei Nicht-Buch-Medien wird geprüft, ob der Datenträger in der Hülle ist und die Nummern übereinstimmen.
Gleichzeitig sollte der einwandfreie Zustand des Mediums geprüft werden. Bei einer mutwilligen oder fahrlässigen Beschädigung muss die Benutzerin – entsprechend der Gebührenordnung – für den Schaden aufkommen. Beschädigte oder nicht einwandfreie Medien müssen – sofern möglich – vom Büchereiteam sachgerecht in Ordnung gebracht werden. Nicht zu reparierende Medien sind sofort auszusortieren. Abnutzung von Medien gehört zu den unvermeidbaren Begleiterscheinungen eines Büchereibetriebes. In regelmäßigen Abständen sollten Medien gereinigt werden, bevor sie wieder in die Ausleihe gehen.
Mahnung
Ziel ist es, die ausgeliehenen Medien nach Ablaufen der Leihfrist schnellstmöglich zurückzubekommen, Auseinandersetzungen mit den säumigen Benutzerinnen zu vermeiden und eventuelle eigene Fehler rechtzeitig zu entdecken. Vor einer Mahnung sollte unbedingt am Standort im Regal überprüft werden, ob die Medien nicht doch bereits zurückgegeben und versehentlich nicht zurückgebucht wurden.
Wird trotz Mahnung ein Medium nicht zurückgebracht, kann eine Mahnung per Einwurfeinschreiben verschickt werden. Führt auch diese Maßnahme nicht zum Erfolg, sollte durch den Träger eine Schadensersatzforderung erfolgen. Erst nach dem in der Benutzungsordnung festgelegten Mahnvorgang können weitere rechtliche Schritte eingeleitet werden. Grundsätzlich ist auf die Verhältnismäßigkeit der Mittel zu achten.
Benutzerinnen, die gravierend gegen die Benutzungsordnung der Bücherei verstoßen, sind von der Benutzung der Bücherei auszuschließen.
Vormerkung
Ausgeliehene Medien können für eine Benutzerin vorgemerkt werden. Hierfür gibt es zwei Methoden:
- Es wird eine Liste mit Vormerkungen nach Mediennummern angelegt. Bei jeder Rückgabe gleicht die Mitarbeiterin die zurückgebrachten Medien mit der Liste ab und sortiert die vorbestellten Medien aus.
- Die Mitarbeiterin sucht in der Absenzkartei nach dem vorbestellten Medium und hängt den Vormerkwunsch (z. B. per Karte) an.
Nach Rückgabe des entliehenen Titels wird die Benutzerin telefonisch, schriftlich oder per E-Mail benachrichtigt, dass der gewünschte Titel zur Abholung bereitsteht. Wird das vorbestellte Medium innerhalb einer festgelegten Frist (z. B. zwei Wochen nach der Benachrichtigung) nicht abgeholt, wird es in den Bestand zurückgestellt.