Öffentlichkeitsarbeit

Statistische Erfassungen und ihre Vermittlung im Jahresbericht

Katholische Öffentliche Büchereien werden vom Träger finanziert, erhalten gegebenenfalls Projektzuschüsse und können auch von anderen Geldgebern unterstützt werden, beispielsweise von Diözese, Land, Kreis, politischer Gemeinde oder Sponsoren. Die Büchereileitung beziehungsweise das Leitungsteam sind dazu verpflichtet, dem Träger beziehungsweise den Geldgebern Rechenschaft über die Verwendung der Mittel zu geben.

Für die Außendarstellung ist die Statistik, insbesondere in Form des Jahresberichtes, ein aussagekräftiges Element, um über die Arbeit des vergangenen Jahres zu berichten und den Blick auf Vorhaben des kommenden Jahres zu richten.

Auswertung statistischer Zahlen

Die vorhandenen Zahlen werden aufbereitet, in Beziehung zueinander oder in einem Mehrjahresvergleich zu den Ergebnissen der Vorjahre gesetzt oder mit anderen Büchereien verglichen. Anhand solcher Vergleiche können bedeutende Entwicklungen und Veränderungen, z. B. in der Bestandsnutzung, erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

Hilfreich für die Einordnung der eigenen Zahlen ist ihre Auswertung, ein Mehrjahresvergleiches oder aber auch ihr Abgleich mit den Zahlen vergleichbarer Büchereien einer Region. Eine variable Auswertung statistischer Angaben und Kennzahlen ermöglicht folgendes Portal, einen Vergleich mit den Zahlen anderer Büchereien und Bibliotheken erlaubt diese Suchmaschine

Der Jahresbericht vermittelt in ansprechendem Layout und in Form kurzer Texte, Tabellen, Grafiken und Fotos einen Eindruck vom Angebot der Bücherei und der Arbeit des Büchereiteams im zurückliegenden Jahr. Ausgehend von der Büchereistatistik werden im Jahresbericht auch Veränderungen und Trends anschaulich dargestellt, die im kommenden Jahr die Arbeit des Büchereiteams begleiten werden. Denn jede Auswertung statistischer Daten ermöglicht eine Erfolgskontrolle und hilft dabei die eigene Arbeit zu optimieren.

1. Zielgruppen der Statistik/des Jahresberichtes:

  • Mitarbeiterinnen der Bücherei
  • Benutzerinnen
  • Träger (Kirchenvorstand, Verwaltungsrat etc.)
  • Politiker und andere Entscheidungsträger
  • Kommune und Kulturamt
  • Bistum, Fachstelle, Borromäusverein bzw. Sankt Michaelsbund
  • Vertreter von Land und Kreis
  • Deutsche Bibliotheksstatistik (DBS)
  • Deutscher Bibliotheksverband e.V. (dbv)
  • Partner (Schule, Kindertagesstätte, Erwachsenenbildung)
  • Sponsoren
  • Freundeskreis, Förderverein
  • Presse, Social Media
  • Potenzielle Benutzerinnen

2. Anwendungsmöglichkeiten der Statistik/des Jahresberichtes

Innenwirksam

  • Motivation des Teams
  • Hervorhebung der eigenen Arbeit des letzten Jahres • Ideenfindung und Konzeptarbeit 
  • Bewusstsein für neue Themen, Trends und Benutzerbedürfnisse schärfen
  • Gelegenheit zum Nachdenken (beispielweise über das zukünftige Angebot)
  • Gegenseitige Anerkennung im Team

Außenwirksam

  • Bestandsmanagement (Auf- und Abbau)
  • Leistungsnachweis, Rechenschaftsbericht für Träger und Zuschussgeber (Kirchengemeinde, politische Gemeinde, Diözese usw.)
  • Grundlage zur Ermittlung der Bibliothekstantieme für die Verwertungsgesellschaft VG Wort 
  • Erfolgskontrolle
  • Mehrjahresvergleich
  • Etat- oder Personalverhandlungen
  • Verbesserung der räumlichen Situation
  • Sponsorensuche
  • Bistums-, Kreis-, Landes- und Projektzuschüsse
  • Hilfsmittel für weitere Analysen und Planungen
  • Öffentlichkeitsarbeit (Pressebericht)
  • Werbemittel
  • Bewerbung für eine bibliothekarische Auszeichnung (Bibliothekspreis, Gütesiegel)

3. Was wird zum Beispiel gezählt/erfasst?

  • Umfang des Medienbestandes
  • Zahl der Entleihungen
  • Anzahl der aktiven Benutzerinnen (Kinder, Jugendliche, Erwachsene)
  • Besucherzahlen
  • Höhe der Ausgaben und Einnahmen sowie Investitionen (inkl. Gebühren und Spenden)
  • Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden (auch außerhalb der Öffnungszeiten)
  • Anzahl der Mitarbeiterinnen
  • Geleistete Fortbildungsstunden
  • Anzahl der Veranstaltungen
  • Öffnungszeiten
  • Aktivitäten der sozialen Büchereiarbeit

Ausleih- und Bestandsstatistik

In der Ausleihstatistik werden alle an einem Öffnungstag getätigten Ausleihen erfasst. Dabei unterscheidet die Bibliothekssoftware automatisch die verschiedenen Bestandsgruppen. Die Bestandsstatistik gibt Auskunft über Größe, Schwerpunkte und Veränderungen des Medienbestandes. Die Bestandsstatistik erfasst Zu- und Abgänge von Medien und bildet gemeinsam mit der Ausleihstatistik eine Möglichkeit der Erfolgskontrolle und ist daher Grundlage künftiger Bestandsplanung.

Ausleih-, Bestands- und Benutzerstatistiken werden laufend vom Programm geführt und Auswertungen können jederzeit – auch für ausgewählte Zeiträume – ermittelt sowie weiter differenziert werden. Auch individuelle Abfragen sind möglich.

Von Büchereien häufig benötigte Statistiken können von der Bibliothekssoftware automatisch generiert werden, z. B. eine Liste mit den ausleihstärksten Titeln, dem Umsatz einer Mediengruppe oder dem Tag mit der höchsten bzw. niedrigsten Ausleihe.

Ausleih- und Bestandsstatistik ohne Bibliothekssoftware

Im Anschluss an die Ausleihbuchung werden die Entleihungen in der Tagesstatistik eingetragen. Die Unterscheidung der Bestandsgruppen Sachbücher, Schöne Literatur sowie Kinder- und Jugendbücher ergibt sich aus der Kennfarbe der Buchkarten. Andere Medien werden an dem auf der Verbuchungskarte stehenden Kennbuchstaben erkannt. Die Ergebnisse der Strichliste werden nach jedem Öffnungstag in das Statistikheft übernommen.

Es empfiehlt sich, im Statistikheft monatliche Abschlüsse zu erstellen, die im Vergleich zu den Vorjahren jederzeit einen Überblick über den augenblicklichen Leistungsstand ermöglichen. Solche Vergleiche sind wichtig, um Veränderungen zu erkennen. Die Summen der monatlichen Abschlüsse werden in die Jahresstatistik übernommen.

Die Anzahl der Medien in den einzelnen Bestandsgruppen am Jahresende wird anhand des Zugangsbuches ermittelt.

Tagesstatistik (Vorlage)

Statistik über die aktiven Benutzerinnen

Aktive Benutzerinnen sind all diejenigen, die im Berichtsjahr einen gültigen Ausweis besitzen oder besessen haben. Büchereien, in denen Ausweise nicht regelmäßig (z. B. jährlich) aktualisiert bzw. verlängert werden, zählen ersatzweise alle Benutzerinnen, die im Berichtsjahr mindestens einmal in der Bücherei oder in der Onleihe Medien entliehen haben. Die Bibliothekssoftware ermittelt die für die Benutzerstatistik wichtige Zahl automatisch, auch nach Altersgruppen unterteilt.

Statistik über aktive Benutzerinnen in der manuellen Ausleihverbuchung

Um die Anzahl der aktiven Benutzerinnen zu ermitteln, wird bei der ersten Entleihung im Jahr in der Zahlenleiste der Formulare die Ziffer gekennzeichnet, die der letzten Ziffer des laufenden Jahres entspricht:
  • bei Verwendung von Leserkartentaschen auf dieser sowie auf der Anmeldekarte,
  • wenn keine Leserkartentaschen verwendet werden, auf der Anmeldekarte.

Die so bearbeiteten Leserkartentaschen werden in der Kartei in die Abteilung „neu“ einsortiert. Am Jahresende ergibt die Zählung der Karten unter der Rubrik „neu“ die Summe der aktiven Entleiherinnen.

Die Anzahl der Neuanmeldungen ist aus der Leserliste zu entnehmen. Die Leserkartentaschen der inaktiven Leserinnen können nach einiger Zeit aus der Kartei aussortiert werden.

Kontaktaufnahme zu inaktiven Leserinnen

Generell gilt, dass nach zwei bis drei Jahren Inaktivität (gemäß der eigenen Benutzungsordnung) Leserinnen aus Gründen des Datenschutzes gelöscht werden müssen. Vorher kann die Bücherei Kontakt zu diesen Leserinnen aufnehmen, um sie gegebenenfalls als aktive Benutzerinnen zurückzugewinnen. Dies ist auch aus datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten möglich. Sie dürfen davon ausgehen, dass (ehemalige) Leserinnen grundsätzlich Interesse an Ihrem Angebot haben.

Statistik über den Bücherei- und Veranstaltungsbesuch

Als Besucherinnen gelten alle Personen, die die Bücherei aufsuchen, unabhängig davon, ob sie Medien entleihen oder nicht. Aus diesem Grund sind auch alle Besucherinnen von Veranstaltungen, Ausstellungen, Führungen zu zählen. Auch Veranstaltungen, die außerhalb der Büchereiräume stattfinden, sind also zu berücksichtigen.

Die Erhebung der Besucherzahlen ist außerordentlich wichtig, da nur sie Auskunft darüber geben, wie die Bücherei und deren vielfältige Angebote tatsächlich genutzt werden. Die Ausleihzahlen erfassen nur einen Teil der Büchereinutzung. Die Besucherzahlen geben verlässlich Auskunft über die Attraktivität und Akzeptanz der Bücherei als öffentlicher Aufenthaltsort. Die Zähleinheit ist hier der Besuch, das heißt, wenn ein und dieselbe Person die Bücherei z. B. dreimal am Tag betritt, wird sie auch dreimal gezählt.

Auch die Besucherstatistik sollte im Verhältnis zu den Besucherzahlen anderer kultureller Einrichtungen (z. B. andere Büchereien, Kinos, Theater, Museen) gesehen werden. Gerade im Vergleich zu anderen Einrichtungen zeigt sich, dass die Bücherei ein häufig stark genutzter Ort ist bei vergleichsweise geringem Finanzaufwand.

Elektronisches Besucherzählgerät

Genaue Werte sind ohne entsprechende technische Unterstützung schwierig und nur mit hohem personellen Aufwand zu ermitteln. Eine zuverlässige Zählung kann mithilfe des elektronischen Besucherzählgeräts erfolgen. Das kleine Gerät ist sofort einsatzbereit und unabhängig vom Stromnetz. Es ist keine Elektroinstallation und Justierung erforderlich. Informationen zum Bezug und den Kosten eines Besucherzählgerätes sind bei der betreuenden Büchereifachstelle erhältlich.

Besucherzählung durch Stichprobenerhebung

Die Besucherzählung erfolgt für die Bibliotheksbesucherinnen durch Stichprobenerhebung, bei Veranstaltungen zum Beispiel durch Führung einer Strichliste. Stichprobenerhebung bedeutet, dass eine exakte Zählung der Besucherinnen zu ausgewählten Terminen vorgenommen wird, die möglichst repräsentativ für einen Gesamtzeitraum sind. Von den Stichproben wird dann auf die Besuche in einem größeren Zeitraum hochgerechnet. Die Stichprobenerhebung sollte mindestens zweimal jährlich erfolgen. In zwei Wochen im Jahr werden während der Öffnungszeiten alle Besucherinnen per Strichliste oder Zählapparat exakt gezählt. Das Zählergebnis der beiden Wochen wird durch 2 (= 2 Wochen Zählung) geteilt und mit der Anzahl der tatsächlichen Öffnungswochen multipliziert. Aus dieser Rechnung ergibt sich dann die geschätzte Anzahl der Bibliotheksbesucherinnen im Jahr. Zu dieser Zahl muss dann noch die Anzahl der Besucherinnen von Veranstaltungen u. a. hinzugezählt werden, um die Gesamtzahl der Besucherinnen zu ermitteln.

Beispiel:

Bei Stichprobenerhebungen gilt: Je öfter im Jahr gezählt wird, z.B. eine Woche im Quartal, umso genauer wird das geschätzte Ergebnis.