Öffentlichkeitsarbeit

Anfertigen eines Jahresberichtes

Büchereien können den Jahresbericht als Mittel der Kommunikation nutzen, um ihre Leistung für die Öffentlichkeit transparenter zu machen. Der Bericht soll auch Argumente im Interesse der Bücherei öffentlichkeitswirksam präsentieren. Er bietet eine gute Möglichkeit, die Arbeit des vergangenen Jahres in ansprechender Form vorzustellen.

Im Gegensatz zu den nüchternen Zahlen des Statistikformulars soll der Jahresbericht diese Daten nachvollziehbar darstellen und im Sinne der Bücherei bewerten. Zahlenmaterial in Form von Diagrammen, Grafiken und Tabellen wird durch Texte kommentiert und anschaulich aufbereitet. Der Bericht informiert über die Aktivitäten der Bücherei und vermittelt zugleich Ideen und Pläne für die Zukunft.

Funktionen eines Jahresberichtes

Ein Jahresbericht dient als Rechenschaftsbericht gegenüber den Rechts- und Entscheidungsträgern. Zugleich kann er auch für die Öffentlichkeits- und Lobbyarbeit verwendet werden. In der Pressearbeit der Bücherei gibt er Journalisten zudem fundierte Zahlen an die Hand für deren Berichtserstattung.

Folgende Funktionen kann ein Jahresbericht in sich vereinen:

  • Informieren: klar, verständlich und benutzerfreundlich
  • Überzeugen: logisch plausibel und stringent, glaubwürdig und kompetent
  • Netzwerken: Beziehungen pflegen • Sichtbar machen: das Selbstbild der Bücherei kommunizieren 
  • Unterhalten: ihrer Zielgruppe Lesevergnügen bereiten

Vorbereitung des Jahresberichtes

Vorbereitend die relevanten Informationen im Gespräch mit dem Team zusammentragen – eine fortlaufende Dokumentation (Fotos, Presseberichte) und Archivierung der Aktionen in der Bücherei bietet eine erste Grundlage für die Inhalte eines Jahresberichtes. Die folgenden Fragen helfen dabei, über Form und Erstellung des Jahresberichtes zu entscheiden:

Für wen?  Adressat/en festlegen
Warum?   Ziele definieren
Was?        Inhalte, Zahlenmaterial, Fotos und Bilder auswählen
Wie?         Layout gestalten (gegebenenfalls mit professioneller Hilfe)
Wo?          Präsentationsform überlegen (beispielsweise Pfarrgemeinderatssitzung)
Wann?      Geeigneten Zeitpunkt auswählen, beispielsweise am Jahresanfang
Wer?         Bearbeiterin festlegen (beispielsweise die Leitung, Statistikbeauftragte) und das Team unbedingt mit ins Boot holen, um gemeinsame Ziele
festzulegen 

Inhalte eines Jahresberichtes können sein:
Informationen zu Angeboten und (Dienst)-Leistungen der Bücherei

  • Bestandsschwerpunkte und Medientrends
  • Arbeitsschwerpunkte der Bücherei
  • Veranstaltungen, Aktionen, Projekte, Jubiläen, Auszeichnungen
  • Kooperationspartner und Tätigkeiten
  • Neue Entwicklungen, beispielsweise Bau- und Renovierungsmaßnahmen, IT-Ausstattung

Statistisches Material

  • Wichtige Zahlen aus der Jahresstatistik bzw. DBS und anderen Quellen
  • Finanzmittel, Spenden und Sponsorengelder
  • Vergleich zum Vorjahr beziehungsweise mit den Vorjahren
  • Begründung für positive Entwicklungen beziehungsweise negative Tendenzen

Personal und Arbeitszeit

  • Mitarbeiterinnen, Team, Zusammenarbeit
  • Verabschiedungen, neue Mitarbeiterinnen
  • Fort- und Weiterbildungen
  • Öffnungsstunden und Sonntagsöffnungszeit, sofern vorhanden

Dank

  • Dankeschön an Geldgeber, Partner, Sponsoren, Förderer, Team, Leserinnen
  • Eventuell Verwendung der Gelder mit Beispielen
  • Wertschätzung des Büchereiteams

Ausblick

  • Jahresplanung für das kommende Jahr: Ziele formulieren, Projekte, Aktionen

Aufbau des Jahresberichtes:

Titelblatt und eventuell Inhaltsverzeichnis

  • Überschrift, eventuell ein Motto oder Zitat
  • Bücherei, Adressangaben, Logo
  • Foto eines besonderen Ereignisses, von der Bücherei oder dem Team (Copyright beachten)

Leitbild/Profil

  • Ziele der Bücherei, beispielsweise Bücherei als Treffpunkt oder Ort der Leseförderung
  • Stärken der Bücherei benennen

Veranstaltungen, Öffentlichkeitsarbeit

  • Aufzählung wichtiger Ereignisse bzw. Nennen der Anzahl
  • Ausformulierung mit kurzer Beschreibung und Besucherreaktion
  • Auszug aus einem Pressebericht

Statistische Daten (Entwicklungen, Vergleiche, Bezugsgrößen)

  • Präsentation in Tabellenform, Grafiken und Diagrammen Im Jahresbericht sollen die aktuellen Zahlen anschaulich und aussagekräftig dargestellt werden. Je nach eingesetztem EDV-Programm können ermittelte statistische Daten auch grafisch oder als Tabelle aufbereitet ausgegeben, weiterverarbeitet und in den Jahresbericht eingebunden werden.
  • Ergebnisse erläutern und interpretieren
  • Zusammenhänge herstellen, Schlüsse ziehen, Trends ableiten
  • Mehrjahresvergleiche

Team/Öffnungszeiten

Fotos von Veranstaltungen

Dank

Perspektive und künftige Schwerpunkte


Layout eines Jahresberichtes:
Umfang

  • Ca. 1–10 Seiten

Publikationsform

  • Je nach finanziellen Möglichkeiten gehen vom Flyer, DIN A5-Handzettel, DIN A4-Kurzportrait bis hin zu einem Heft oder einer Broschüre alle Formate.
  • Farbige Printausgabe durch eine Druckerei andenken

Gliederung, Format, Gestaltungselemente

  • Klare, übersichtliche Gliederung
  • Seitennummerierung
  • Kopf- und Fußzeile
  • Titelblatt, Impressum, Inhaltsverzeichnis (Schwerpunkte setzen)
  • Überschriften und Wichtiges hervorheben
  • Gezielter Einsatz von Grafiken, Tabellen und Bildern
  • Logo verwenden, sofern vorhanden

Einfache Regeln

  • Fachsprache vermeiden
  • Positive Selbstdarstellung – positive Fremdwahrnehmung 
  • Kurz und prägnant formulieren
  • Eine Schriftart verwenden, gerne verschiedene Schriftgrößen

Fotos

  • Aussagekräftiges Motiv
  • Hohe Qualität
  • Fotos müssen zum Text passen
  • Immer mit Bildunterschrift
  • Bildrechte klären oder lizenzfreie Fotos aus Bilddatenbanken verwenden

Nutzen Sie kostenfreie Bilddatenbanken im Internet

Als Aufmacher für den Jahresbericht eignet sich professionelles Bildmaterial. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht von Bilddatenbanken für kostenlose Fotos, aus deren Fundus Sie Fotos für redaktionelle (und mitunter auch für kommerzielle) Zwecke frei verwenden dürfen. Werfen Sie trotzdem immer einen Blick in die Lizenzbestimmungen. Es kann vorkommen, dass Portale ihre Nutzungsbedingungen ändern und Bilder beispielsweise nicht mehr freigegeben sind.

Bilddatenbanken im Internet (Linkliste):

Für Büchereien im Bereich des Borromäusverein e.V. bietet das kostenfreie Programm catShop zusätzlich diverse Gestaltungsmöglichkeiten und Vorlagen für die Öffentlichkeitsarbeit an.

Hilfreich ist es, sich von den Jahresberichten anderer Büchereien inspirieren zu lassen.

Der vielfältige Nutzen eines Jahresberichtes ist die Arbeit wert: Reflexion, Rechtfertigung, Dank sowie die Möglichkeit ins Gespräch zu kommen sind Chancen, die der Jahresbericht einer Bücherei eröffnet. Es lohnt sich, diese Möglichkeit der Öffentlichkeitsarbeit zu nutzen. Ist der Anfang mit dem ersten Bericht und sämtlichen Grundüberlegungen einmal gemacht, wird der Aufwand für die folgenden Jahre weniger.