Öffentlichkeitsarbeit im Team organisieren

Im Team sollte die Öffentlichkeitsarbeit in der Zuständigkeit einer Mitarbeiterin liegen, die als offizielle Vertreterin über alle Kampagnen und Aktionen der Öffentlichkeitsarbeit sowie deren Arbeitsstände informiert wird und als Ansprechpartnerin nach außen fungiert. Ihr obliegt es auch, eine Strategie für die Öffentlichkeitsarbeit zu entwerfen und offizielle Dokumente der Bücherei zu verwalten und zu aktualisieren. Dann kann die Organisation und Durchführung konkreter Kampagnen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit im Team aufgeteilt werden und zugleich ist gewährleistet, dass nur aktuelle und untereinander abgestimmte Informationen über das eigene Angebot, geplante Veranstaltungen und öffentlichkeitsrelevante Mitteilungen an verschiedene Personengruppen kommuniziert werden.

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit sollten die folgenden Funktionen und Aufgaben im Team durch zuständige Mitarbeiterinnen abgedeckt werden:

• eine Ansprechpartnerin für den Träger und die interne Öffentlichkeitsarbeit
• eine Ansprechpartnerin für externe Kooperationspartner
• eine Pressesprecherin für die Medien • eine Zuständige für den digitalen Auftritt der Bücherei (Webseite und Social Media)

Entscheidend ist auch die technische Ausstattung der Bücherei oder zumindest der Zugriff darauf. Zur Gestaltung von offiziellen Dokumenten und Werbematerialien sind ein Computer mit Textverarbeitungs-, Foto- und Grafikprogramm sowie Drucker und Kopierer hilfreich.

Zudem sollte zum Etat einer Bücherei ein gesondertes Budget für Öffentlichkeitsarbeit gehören, aus dem die Kosten für die Erstellung und den Druck von Informations- und Werbemitteln sowie Dekorationen für Schaufenster, Medienpräsentation und Veranstaltungsarbeit bezahlt werden. Plant die Bücherei ihr Veranstaltungsjahr, müssen auch Bewerbungskosten errechnet und als eigener Budgetposten aufgeführt werden.