Teamarbeit organisieren und Kooperationen stiften
Organisationsteams bilden
Je nach Veranstaltungstyp sind Organisation und Durchführung für eine Einzelperson zu zeitaufwendig, sodass eine sinnvolle Aufteilung der Arbeiten im Team von Vorteil ist. Für jede Veranstaltung ist eine Verantwortliche zu benennen, die Aufgaben und Arbeiten an die Teammitglieder delegiert und in jeder Planungsphase für alle Engagierten einen gemeinsamen Informationsstand gewährleistet. Die Koordinations aufgaben der Verantwortlichen machen es notwendig, für den Krankheitsfall eine Vertretung zu bestimmen.
Bei der Arbeits- und Aufgabenverteilung ist es sinnvoll, persönliche Interessen und Kenntnisse der Mitarbeiterinnen zu nutzen. Für die einzelnen Aufgabenbereiche sollten Mitwirkende festgelegt werden, die bei jedem Teammeeting über Stand und Fortschritt der Vorbereitung berichten.
Informationen über einzuhaltende Termine, getroffene Entscheidungen und erforderliche Aufgaben werden zeitnah an mitwirkende Teammitglieder, nach Möglichkeit in schriftlicher Form (Protokoll), weitergegeben.
Gerade für die Veranstaltungsarbeit können auch Unterstützer gewonnen werden, die nicht zum Kernteam gehören.
Gezielt Unterstützernetzwerke nutzen
In der Veranstaltungsarbeit ist es oft erforderlich, nicht nur die Mitarbeiterinnen des Büchereiteams einzubeziehen, sondern auch deren Kontakte zu nutzen: Wer kennt jemanden, der jemanden kennt, der etwas hat oder kann, was für die Durchführung der Veranstaltung gebraucht wird? Mündliche Vereinbarungen mit externen Unterstützern, Partnern oder Sponsoren sollten im Nachgang immer schriftlich festgehalten werden.Kooperationen knüpfen
Eine gute Vernetzung in möglichst viele unterschiedliche Bereiche macht Büchereien zukunftsfähig und erweitert ihren Wirkungskreis. Die Zusammenarbeit von Büchereien im gleichen pastoralen Raum, insbesondere nach der Zusammenlegung von Pfarreien zu größeren Seelsorgeräumen, ist heutzutage selbstverständlich.
Die Zusammenarbeit mit anderen Büchereien, Bildungseinrichtungen und Partnern ist sinnvoll und notwendig, um Veranstaltungen realisieren zu können. Kooperation ist auf vielfältige Weise und in unterschiedlichsten Arbeitsfeldern denkbar und möglich. Hier sind Kreativität und Kommunikationsfähigkeit gefragt.
Vor allem Veranstaltungsarbeit lebt von Kooperationen, da sich aus gemeinsamen Interessen und Zielgruppen eine Zusammenarbeit und Vernetzung ergibt, die oft für beide Partner mit Vorteilen verbunden ist. Für die Suche nach Kooperationsmöglichkeiten gilt grundsätzlich: „Wer fragt, der gewinnt!“ Jeder im Büchereiteam verfügt über nützliche Kontakte, die, einmal angefragt, das lokale Unterstützernetzwerk der Bücherei ergänzen und die Durchführung einer Veranstaltung erleichtern. Natürlich sollten einmal hergestellte Kontakte auch gepflegt werden.
Voraussetzungen für eine gelingende Zusammenarbeit:
- Team- und Kommunikationsfähigkeit der Büchereimitarbeiterinnen
- Fähigkeit, über den ‚Tellerrand‘ der eigenen Bücherei hinauszublicken
- Gleichberechtigung der Kooperationspartner und Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen
- Bereitschaft der Kooperationspartner, Leistungen je nach örtlichen Gegebenheiten (Bestandsgröße, Mitarbeiterzahl, Räumlichkeiten etc.) einzubringen
- Verbindliche Absprachen unter den Kooperationspartnern regeln das Miteinander und werden regelmäßig an Veränderungen angepasst