Planungsphasen

Die folgenden Fragekataloge sollten bei der Erarbeitung eines Veranstaltungskonzeptes berücksichtigt werden.

Veranstaltungskonzept: konkrete Fragen

Was für eine Veranstaltung soll durchgeführt werden?

• Handelt es sich um eine Einzelveranstaltung oder um eine Veranstaltung im Rahmen einer Veranstaltungsreihe?
• Soll die Veranstaltung unterhalten oder informieren?

Wie heißt die Veranstaltung? Zu dem anvisierten Ziel suchen Sie zunächst einen eingängigen Veranstaltungstitel oder ein Veranstaltungsmotto, welche die Teilnehmerinnen einstimmen und neugierig machen.

Wen möchten Sie mit ihrer Veranstaltung ansprechen?

Wie viel und welche Teilnehmerinnen sollen an der Veranstaltung teilnehmen?

• Geschlossene Gruppe oder offene Zielgruppe?
• Ein Personenkreis mit spezifischen Interessen?
• Alle Altersgruppen oder eine bestimmte Altersklasse?

Wann findet die Veranstaltung statt?

• Den Veranstaltungstermin mit anderen Veranstaltungen in Ihrer Gemeinde und Kommune abstimmen.
• Der Veranstaltungstermin und die Uhrzeit sollten für die Zielgruppe günstig gewählt sein.
• Die Verfügbarkeit der Akteure (Vortragende, Autorinnen und Autoren) und des Projektteams müssen für den gewählten Termin geklärt werden.

Wo findet die Veranstaltung statt? Neben dem Raum sollten auch Fragen der Bestuhlung, Ausstattung mit der benötigten Technik, der Dekoration und der Versorgung geklärt werden.

• Um für die Bücherei zu werben, sollte die Veranstaltung auch dort stattfinden.
• Je nach Thema und Veranstaltungsformat können auch alternative Veranstaltungsorte reizvoll sein.
• Klären Sie, welche Raumgröße, Bestuhlung und Veranstaltungstechnik Sie benötigen.
• Wie sollte der Raum dekoriert werden, um eine dem Veranstaltungsformat entsprechende Raumatmosphäre zu schaffen?

Was muss im Vorfeld besorgt oder eingekauft werden? Halten Sie alles Erforderliche in einer Liste fest (zum Beispiel Geschirr, Getränke, Bastelmaterial).

Wie viel Mitarbeiterinnen sind nötig, um die Veranstaltung vorzubereiten und durchzuführen? Festgelegt werden ein Organisations- und Betreuungsteam sowie Termine für Planungstreffen.

• Wie viele Mitarbeiterinnen werden für die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung benötigt?
• Wie lassen sich die Vorarbeiten und Aufgaben auf das Projektteam aufteilen?

Mit wem mache ich die Veranstaltung?

• Suche nach geeigneten Kooperationspartnern

Wie viel kostet meine Veranstaltung? (Honorare und Gagen der gebuchten Akteure, Materialkosten, Catering)

• Erstellen Sie eine Kalkulation mit allen anfallenden Kosten.
• Erschließen Sie sich zusätzliche Geldquellen (Fördergelder, Kooperationspartner, Sponsoren). 
• Lassen Sie sich getroffene Kooperationsvereinbarungen schriftlich bestätigen.

Vorbereitungsprozess planen

Sind alle Fragen geklärt und erste Überlegungen zusammengetragen, folgt die konkrete Planung. Planen Sie schon die Vorbereitungsphase der Veranstaltung konsequent durch.

Erste Planungsphase (12– 6 Monate vor der Veranstaltung)

• Veranstaltungskonzept samt Kostenkalkulation und Checkliste erstellen
• Veranstaltung mit dem Träger der Bücherei absprechen
• Eintrag in den Veranstaltungskalender von Gemeinde und Kommune erwirken
• Projektteam zur Durchführung der Veranstaltung bilden
• Kooperationen mit anderen Einrichtungen vor Ort vereinbaren
• Raumnutzung abklären, Sicherheitskonzept festlegen
• Sponsoren suchen, Fördergelder beantragen
• Akteure buchen, Honorare und Rahmenbedingungen absprechen

Zweite Planungsphase (6 –3 Monate vor der Veranstaltung)

• Genehmigungen einholen (z. B. GEMA und VG Wort)
• Werbe- und Informationsmaterial erstellen (Plakate, Handzettel) und drucken •
• Werbemöglichkeiten erkunden (Auslege- und Aushangmöglichkeiten)

Dritte Planungsphase (4 –3 Wochen vor der Veranstaltung)

• Veranstaltung bewerben (Lokalzeitung, Pfarrbrief und Gottesdienst)
• Persönliche Einladungen, Rundmail und Ankündigung im Newsletter versenden
• Detaillierten Ablaufplan für Veranstaltung erarbeiten
• Personaleinsatz während der Veranstaltung festlegen (Aufbau, Moderation und Durchführung und Abbau)
• Lokale Presse durch einen Pressetext über die Veranstaltung informieren 
• Presseinformationen vorbereiten

Direkt nach der Veranstaltung

• Abrechnung der Veranstaltung (Sachausgaben und Honorare, Einnahmen)
• Feedback des Projektteams, Verbesserungsmöglichkeiten diskutieren
• Dankesschreiben an Akteure, Helfer und Sponsoren
• Dokumentation der Veranstaltung (Checklisten, Werbematerial, Fotos, Presse)

Checklisten erstellen

Für jeden Veranstaltungstyp wird eine detaillierte Checkliste aufgestellt. Diese Checkliste kann später bei Folgeveranstaltungen herangezogen werden und minimiert so den Planungsaufwand – besonders für neue Mitarbeiterinnen.

Die Checkliste umfasst einen Zeitplan für die Veranstaltungsorganisation, der anfallende Aufgaben, zuständige Personen und To-do-Termine festhält. Setzen Sie in der Vorbereitungsphase verbindliche Erledigungstermine fest. Achten Sie darauf, welche Arbeitsschritte in Beziehung zueinander stehen oder aufeinander aufbauen. Der Organisationsplan kann dann in zeitlicher Abfolge bequem abgearbeitet werden. Der fertige Organisationsplan wird allen Mitarbeiterinnen in Kopie ausgehändigt.

Parallel entsteht eine Kostenkalkulation für die Veranstaltung, in der alle Kostenpositionen aufgelistet werden. Auf seiner Grundlage können Eintrittsgelder festgelegt werden.

In der Budgetübersicht sollten Abweichungen vom geplanten Budget und deren Gründe festgehalten werden. Der Stand der Vorbereitung sollte regelmäßig im Teammeeting thematisiert werden, um für unvorhergesehene Schwierigkeiten umgehend Lösungen planen zu können.

Für zahlreiche Veranstaltungsformate gibt es im Internet Checklisten, z. B. für Autorenlesungen, Bilderbuchkino.

Gemeinsam mit allen Beteiligten und Helfern sollte ein Ablaufplan für die konkrete Durchführung des Veranstaltungstermins erstellt werden. Hier werden die genaue Abfolge, der Einsatz von Mitarbeiterinnen und die begleitende Moderation der Veranstaltung schriftlich festgehalten.

Eine frühe und detaillierte Planung im Team ist die Grundlage aller erfolgreichen Veranstaltungsarbeit.

Bei Veranstaltungsreihen sollte man mit Umsetzungsvarianten spielen. Bekannte Abläufe sind zu vermeiden, um Überraschungen für Teilnehmende bereitzuhalten.

Bewerbung einer Veranstaltung

Bei der Ankündigung von Veranstaltungen sind folgende Angaben notwendig:

• Was wird veranstaltet? (Eingängiger Veranstaltungstitel bzw. -motto)
• Wer ist Veranstalter? (Das Logo der Bücherei unbedingt einfügen)
• Wann und wie lange findet diese Veranstaltung statt? (Datum und Uhrzeit)
• Wo findet diese Veranstaltung statt?
• Wo erfolgt – falls notwendig – die Anmeldung?
• Was kostet die Teilnahme? (Freier Eintritt, Eintrittsgeld oder Spende)
• Was ist mitzubringen?

Eine Veranstaltung lebt auch von der sie begleitenden Kommunikation:

• Regelmäßiger Kontakt zu den Teilnehmerinnen über Kommunikationsinstrumente, wie etwa den Newsletter, den Veranstaltungskalender auf der Webseite oder über Aushänge im Schaukasten vor der Bücherei.
• Persönlicher Kontakt zu den Teilnehmerinnen in Form mündlicher Einladungen, Begrüßung und Betreuung während der Veranstaltung. Je persönlicher die Ansprache, desto positiver behalten die Teilnehmerinnen die Veranstaltung im Gedächtnis. Im Idealfall profitieren Sie durch Weiterempfehlungen von Teilnehmerinnen.
• Kommunikation im Nachgang kann die Zielgruppenbindung und die Teilnahme an Folgeveranstaltungen erhöhen.
• Ein Dankesschreiben ist an alle Helfer und Sponsoren zu versenden.

Einladung und Bewerbungsmittel sind die Visitenkarte Ihrer Veranstaltung. Mit Ihren Werbemitteln senden Sie – bewusst oder unbewusst – eine Vielzahl von Signalen zu Charakter und Art Ihrer Veranstaltung.

Zur Unterstützung der Werbung und Öffentlichkeitsarbeit bieten die Fachstellen gemeinsam mit den katholischen Büchereiverbänden Aktionsmaterial an.

Presse und Presseberichte

Vor einer Veranstaltung sollte man versuchen, Journalisten der lokalen Zeitungen einzuladen. Zunächst kann man die Redaktion kontaktieren, später läuft die Pressearbeit über persönliche Kontakte zu Redakteuren. Redaktionelle Berichterstattung wirkt nach außen professioneller als eigene.

Wenn kein Journalist während der Veranstaltung anwesend war, sollte man nach der Veranstaltung einen Pressebericht schreiben. Eine erfolgreiche Pressearbeit orientiert sich an den Medien, die von der Gemeinde und den Benutzerinnen auch gelesen werden (Pfarrbrief, lokale Tages- oder Wochenzeitung, Webseite oder Newsletter der Bücherei, Soziale Medien).

Auswertung der Veranstaltung

Im Teamgespräch ist für jede Veranstaltung auch eine Auswertung vorzunehmen, die persönliche Eindrücke, also alles, was gut funktioniert hat und deshalb beibehalten werden sollte, und Verbesserungsvorschläge für zukünftige Veranstaltungen festhält. Aus Zeitgründen wird auf diese Nachbereitung oft verzichtet. Sie ist aber unbedingt notwendig, um Positives festzuhalten, aber auch Wiederholungsfehler zu vermeiden und die eigene Veranstaltungsarbeit zu verbessern.

Im Nachgang sollte das verantwortliche Projektteam folgende Fragen beantworten:

• Sind die Ziele der Veranstaltung erreicht und umgesetzt worden? (Muss die Checkliste geändert werden?)
• Hat es sich gelohnt?
• Wie war die Resonanz?
• Wie zufrieden war das Büchereiteam?
• Was kann wie verbessert werden?
• Welche Alternativen können ausprobiert und durchgeführt werden?
• Wer steht noch als Kooperationspartner zur Verfügung?
• Worauf kann/sollte zukünftig verzichtet werden?

Für den Erfolg einer Veranstaltung oder Werbemaßnahme sind nicht allein die Besucherzahlen ausschlaggebend. Die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Teilnehmerinnen und eine positive Kritik in der Presse tragen zum Imagegewinn der Bücherei bei und rechtfertigen somit auch eine schwach besuchte Veranstaltung. Imagebildung braucht Zeit und ist manches Mal nicht unmittelbar messbar.

Alle Ablaufpläne, Checklisten, Werbemaßnahmen und schriftlichen Vereinbarungen sollten im Archiv der Bücherei abgelegt werden, um sie für die Planung und Durchführung künftiger Veranstaltungen verfügbar zu haben.