Handbuch

Grundsätzlich gilt, dass alle Verfahrensweisen und Arbeitsgänge in der Bücherei, die regelmäßig von verschiedenen Mitarbeiterinnen ausgeübt werden, verbindlich festgelegt und in einem Handbuch dokumentiert werden sollten. Das erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und dient allen Teammitgliedern als Nachschlagemöglichkeit. Zwingend notwendig ist die Dokumentation und sichere Aufbewahrung von Passwörtern und Zugangsdaten.

Archiv

Die Bücherei sollte ein eigenes Archiv anlegen, in dem alle wichtigen Unterlagen, aber auch die Dokumentation aller Leistungen, Aktivitäten und Veranstaltungen der Bücherei hinterlegt werden.

Für den Betrieb einer Bücherei unerlässliche Unterlagen müssen aufbewahrt werden: Kassenbuch, Statistiken, Rechnungen, Verträge und Vereinbarungen, relevante Schriftwechsel mit dem Träger sowie Bedienungsanleitungen. Alle Rechnungsbelege können nach zehn Jahren vernichtet werden.

Archivierte Unterlagen und Werbemittel werden für Chroniken und Jubiläen gebraucht, wenn beispielsweise Festschriften erstellt werden sollen. Unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen können beispielsweise aufbewahrt werden:

• eigene Publikationen wie Info-Flyer, Jahresberichte, Festschriften
• veröffentlichte Presseberichte (Artikel im Pfarrbrief oder in der Lokalzeitung)
• Belegexemplare von Werbematerialen (Flyer, Plakate, Einladungen)
• Fotos wie etwa von Ausstellungen, Veranstaltungen, Jubiläen, Mitarbeiterausflügen