Bestandsmanagement

Datensicherheit und Datensicherung

Zielbestand und Finanzausstattung

Das Büchereiteam, die Kirchengemeinde und die zuständige diözesane Büchereifachstelle sollten einvernehmlich einen Zielbestand für die Bücherei als Richtgröße für die Finanzierung vereinbaren. Diese Bemessungsgröße wird durch folgende Faktoren beeinflusst:

  • Festlegung auf ein Büchereikonzept und die daraus folgende Bestandszusammensetzung (z. B. nur Kinder- und Familienbücherei)
  • Größe des Büchereiraumes
  • Verlässlich zur Verfügung stehende Finanzmittel
  • Größe der Gemeinde bzw. des Einzugsgebietes
  • Andere im Wirkungsbereich arbeitende Büchereien

An diesem Zielbestand orientiert sich der Finanzierungsplan (siehe Kapitel 3 „Rechtsträger und Finanzausstattung“), der einen unter Umständen über mehrere Jahre gestuften Bestandsaufbau bis zum vorgesehenen Endbestand ermöglicht und der außerdem die laufende Aktualisierung des Gesamtbestandes sichert.

Erneuerungsquote: Aktualisierung aller Bestandsgruppen

Die Aktualisierung eines erreichten Zielbestandes erfordert eine jährliche Erneuerungsquote (Austausch von Medien wegen Verschleiß und inhaltlicher Veralterung) in Höhe von mindestens 7 % bis 10 % des Bestandes. Bei einem Bestand von 3.000 Medieneinheiten (ME) müssen jährlich 210 –300 Medien neu eingestellt und Medien in einer gleichen Anzahl ausgesondert werden. Muss eine Erneuerungsquote von lediglich 5 % in Kauf genommen werden, folgt daraus in der Praxis, dass eine durchschnittliche Verweildauer eines Mediums in der Bücherei von 20 Jahren gegeben ist.


Der Erneuerungsbedarf in den einzelnen Bestandsgruppen ist unterschiedlich und sollte im Rahmen des Büchereikonzeptes regelmäßig überprüft werden. So ist z. B. der Verschleiß bei CDs und DVDs und bei den Bilderbüchern höher als bei den Romanen. Bei Bastelbüchern ist damit zu rechnen, dass ein bestimmter Trend nach einiger Zeit aus der Mode kommt. Reiseführer unterliegen z. B. einer rascheren inhaltlichen oder optischen Veralterung als Biografien, Autobiografien und Geschichtsbücher.

Grundsätzlich gilt, dass mit zunehmendem Medienumsatz auch die Erneuerungsquote angehoben werden muss, um den Verschleiß der Medien auszugleichen.

Bestandsgruppenmanagement und Budgeterhöhung

Um das Bestandsgruppenmanagement am beschlossenen Büchereikonzept auszurichten, ist es sinnvoll, für die verschiedenen Medienarten bestimmte Quoten des Gesamtetats festzulegen. So können bestimmte Bestandsgruppen, die von den Zielgruppen der KÖB stark nachgefragt werden, gezielt ausgebaut werden. Die Quoten müssen spätestens alle zwei Jahre überprüft werden.

Bevor die Bücherei eine neue Medienart für ihre Benutzerinnen anschafft, muss geprüft werden, ob die Erwerbungsmittel (und gegebenenfalls Mittel der Fachstelle) für einen Mindestbestand und für die laufend erforderliche weitere Ergänzung vorhanden sind. Anderenfalls muss bei der Einführung neuer Angebote der Etat entsprechend erhöht werden, damit die anderen Bestandsgruppen trotzdem weiterhin aktualisiert werden können.

Die erforderlichen Finanzmittel lassen sich nur bedingt aus den Durchschnittspreisen für die anzuschaffenden Medien, d. h. den Erfahrungswerten aus dem Buchund Medieneinkauf im letzten Jahr, errechnen. Es ist notwendig, die Preissteigerungen des Buch- und Medienmarktes zu berücksichtigen. Informationen hierzu finden Sie auf den Internetseiten der ekz.bibliotheksservice GmbH in Reutlingen.

Sinnvollerweise wird der zur Verfügung stehende Etat auf mehrere Einkaufstermine im Jahr verteilt, eventuell gekoppelt an das Erscheinen der Besprechungszeitschrift Buchprofile/medienprofile. Alternativ können und müssen die Bestände anderer Medienarten zugunsten der neuen Medienart reduziert werden. In manchen Diözesen bietet auch die Fachstelle mit ihren Ergänzungsbüchereien eine befristete Blockausleihe zum Test eines neuen Mediums an.

Zeitschriftenbestand

Zeitschriftenabonnements binden einen Teil des jährlichen Erwerbungsetats der Bücherei, sind aber ein gutes Instrument, um die eigene Zielgruppe mit Informationen zu versorgen oder neue Benutzerinnen anzusprechen.

Zeitschriftenabonnements und Sponsoring

Neben dem Kauf einer Zeitschrift aus Mitteln der Bücherei ist es auch möglich, sich eine Zeitschrift durch ein ortsansässiges Unternehmen, eine Bank oder einen Händler sponsern zu lassen, sofern die Zeitschrift zu deren Profil passt (z. B. Heimwerkerzeitschrift gesponsert durch einen Baumarkt). Manche Leserinnen überlassen ihre abonnierten Zeitschriften nach einmaligem Lesen der Bücherei. Die Mitarbeiterinnen sollten allerdings darauf achten, dass die Zeitschriftenhefte regelmäßig in der Bücherei abgegeben werden und in das Profil der KÖB passen. Ansonsten verzichtet man besser auf solche Geschenke.


Plant man die Kündigung eines Zeitschriftenabonnements, so muss an die Kündigungsfrist gedacht werden, da sonst unnötig weiterhin Mittel gebunden bleiben.