Bestandsabbau
Der Bestand einer Katholischen Öffentlichen Bücherei soll ausgewogen, aktuell und attraktiv sein. Beweggrund zum Besuch einer KÖB ist es, nicht nur immer wieder bereits bekannte Titel vorzufinden, sondern vor allem Neues, Aktuelles und Anregendes. Deshalb sind regelmäßige Bestandsdurchsichten notwendig.
Um eine Erneuerungsquote zu realisieren, sind jedes Jahr in dem Umfang Medien auszusondern wie neue Medien angeschafft werden (Richtwert 7–10 % im Jahr). Falls der Etat nicht ausreicht, um veraltete Bestände zu erneuern, muss dennoch ausgesondert und der Bestand reduziert werden.
Vorteile regelmäßigen Bestandsabbaus
Ein regelmäßiger Bestandsabbau ist eine Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Büchereiarbeit. Durch die Aussonderungen verbessert sich das Image der Bücherei. Der Bestand ist übersichtlicher und vermittelt den Benutzerinnen einen aktuellen und gepflegten Gesamteindruck. Neue Titel können leichter aufgefunden werden. Der Medienumsatz steigt, da eine Öffentliche Bücherei in der Regel mindestens 50 % ihrer Ausleihen mit Medien erzielt, die nicht älter als vier Jahre sind. Die Nachfrage der Benutzerinnen nach aktuellen Büchern ist sehr viel höher als nach älteren Titeln.
Durch den zusätzlich gewonnenen Platz in den Regalen ist eine benutzerfreundlichere Präsentation des Bestandes möglich.
Frontalpräsentation & Medienumsatz
Eine Frontalpräsentation von Medien lenkt die Aufmerksamkeit der Benutzerinnen gezielt auf konkrete Medien (wie Neuerwerbungen oder Publikationen zu Themen in der Diskussion) und ist aus Erfahrung die Aufstellungsweise, die sich am effektivsten auf die Ausleihhäufigkeit auswirkt, also Medienumsatz generiert.Kriterien für das Aussondern von Medien
Der Bestandsabbau muss ebenso regelmäßig erfolgen wie der Bestandsaufbau. Aus dem Bestand aussortiert werden Medien,
- die inhaltlich oder aufgrund ihrer Aufmachung veraltet sind oder unattraktiv geworden sind. Gerade Sachbücher sollten kontinuierlich auf ihre Aktualität hin überprüft werden. Es ist zu beachten, dass Sachbücher in einzelnen Sachbereichen sehr viel schneller veralten als in anderen, z. B. im Bereich Technik und bei der Reiseliteratur.
- die überhaupt nicht oder schon länger (3–5 Jahre) nicht mehr ausgeliehen wurden. Eventuell ist dabei zuvor zu prüfen, ob die Nichtnutzung auch durch einen ungünstigen Standort in der Bücherei bedingt sein könnte.
- die so beschädigt sind, dass eine Reparatur nicht mehr möglich ist beziehungsweise teurer sein würde als eine Neuanschaffung.
- die unansehnlich, verschlissen oder so verschmutzt sind, dass sie nicht mehr gereinigt werden können und darum abstoßend wirken.
Bestandsanalyse mittels Ausleihstatistik
Über die Ausleihstatistik lässt sich die Nutzung aller Bestandsgruppen sehr differenziert ermitteln. Im Bibliotheksprogramm kann nach den ausleihstärksten, aber auch nach den nicht genutzten Medien innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesucht werden. Die Bewertung der Ergebnisse bedarf einer gründlichen Analyse und kritischen Beurteilung.
Ob ein Titel neu beziehungsweise ersatzweise angeschafft wird, hängt in erster Linie vom Bestandskonzept und von der Benutzerstruktur ab.
Bei Ersatzbeschaffungen stark genutzter Titel sind immer auch Alternativen zu prüfen (z.B. Taschenbuchausgabe statt Hardcover bei Romanen; aktuelle Neuerscheinungen zu einem Thema bei Sachbüchern). Nachschlagwerke werden zunehmend durch Internetangebote ersetzt. Bei Sachgebieten mit schneller Wissensfluktuation sollte auf die Einstellung von Sachbüchern verzichtet und wegen ihrer Aktualität auf Zeitschriften zurückgegriffen werden.
Der technische Vorgang des Aussortierens ist hier für die Arbeit mit Bibliothekssoftware beschrieben und hier für die Arbeit ohne Bibliothekssoftware.