Zugangs- und Abgangsbuch der Bücherei
Die standardisierte, sorgfältige und einheitliche Erschließung des Bestandes ist unabdingbar für einen reibungslosen und serviceorientierten Büchereibetrieb. Nur so ist gewährleistet, dass sowohl die Benutzerinnen als auch das Büchereiteam schnell Zugriff auf den Bestand haben und das Gesuchte finden können.
Registrierung neuer Medien
Das Zugangsbuch ist das Inventarverzeichnis des Medienbestandes einer Bücherei. Es gibt Auskunft über Umfang und Aufteilung des Bestandes und liefert somit den Nachweis über die Verwendung des Etats. Alle Neuzugänge von Medien müssen darin unter einer laufenden Nummer (Zugangsnummer) eingetragen werden. Bei mehrbändigen Ausgaben oder Doppelexemplaren erhält jedes Stück (jeder Teilband/ jedes Exemplar) eine eigene Nummer.
Alle Medienarten werden chronologisch in das Zugangsbuch eingetragen. Eine Ausnahme bilden die Einzelhefte von Zeitschriften. Diese werden nicht in das Zugangsbuch eingetragen.
Zugangsbücher werden in Loseblattform geführt. Auch die Duplikate der Rechnungsformulare können als Zugangsbuchblätter verwendet werden. Dabei sind das Durchnummerieren der einzelnen Blätter und das sorgfältige Abheften unbedingt erforderlich.
Folgende Form der Zählung ist anzuwenden: Jedes Jahr wird neu mit der Nummer 1 begonnen; davor wird die Jahreszahl der Erwerbung gesetzt, z. B. 2020/1.
Nicht-Buch-Medien erhalten zu der Zugangsnummer einen Kennbuchstaben, z. B. CD 2020/1. Diese können im Zugangsbuch entfallen, da der Medientyp im Formular abgefragt wird. Folgende Kennbuchstaben werden verwendet:
Die Zugangsnummer gilt als einmalige Identifikationsnummer und wird bei jedem Medium wie folgt eingetragen:
- auf der Buchkarte (oben rechts) • auf der Katalogkarte für den Alphabetischen Katalog unten links
- auf dem Medium selbst in der Nähe des Eigentumsstempels (siehe Kapitel 10 „Büchereitechnische Bearbeitung“)
- auf dem Fristzettel
- auf der Buchkartentasche
Das Zugangsbuch ist wichtig für die Ermittlung der Bestandsstatistik (siehe Kapitel 13 „Öffentlichkeitsarbeit mit Statistik und Jahresbericht“).
Abgang von Medien aus dem Bestand
Das Zugangsbuch ist gleichzeitig auch das Abgangsbuch. Alle aus dem Bestand der Bücherei ausgeschiedenen Medien müssen erfasst werden. Jedes ausgeschiedene Medium wird im entsprechenden Zugangsbuch gestrichen. Für die Statistik wird festgehalten, wie viele Medien aus den einzelnen Bestandsgruppen aussortiert wurden.
Die Zugangsnummern ausgeschiedener Medien dürfen nicht wieder besetzt werden. Die jeweiligen Katalogkarten müssen aus den entsprechenden Katalogen entfernt werden.
Angaben auf der Katalogkarte im Alphabetischen Katalog machen ersichtlich, welche weiteren Katalogkarten, z. B. im Systematischen Katalog, sowie eventuelle Verweise bzw. Nebeneinträge angelegt wurden.
Bei mehrbändigen Werken wird bei Abgang eines einzelnen Bandes nur die betreffende Zugangsnummer auf der alphabetischen Karte gestrichen. Grundsätzlich ist zu prüfen, ob die verbleibenden Bände sich noch sinnvoll nutzen lassen. Erst nach Abgang des letzten Bandes werden die Katalogkarten des Gesamtwerkes gezogen.
Alle Medien sind mit dem Stempel ‚Ausgeschieden‘ zu markieren und die Buchkarten sind zu entnehmen und datenschutzkonform zu entsorgen.
Hier finden Sie die Vorlage eines Zu- und Abgangsbuches zum Herunterladen.