Das wichtigste Nachweisinstrument für den Gesamtbestand einer Bücherei ist der Alphabetische Katalog (AK). Die Führung eines AKs ist für alle Büchereien verpflichtend. Der AK verzeichnet den Bestand der Bücherei alphabetisch nach bestimmten Regeln (Einordnung nach Ordnungswörtern). Er ist zur Bestandserschließung und -ergänzung notwendig.

Die Titelaufnahme enthält die formale, bibliografische Beschreibung eines Mediums. Die Erstellung der Titelaufnahme erfolgt nach dem Regelwerk RDA (siehe Anhang A „Bibliothekarische Titelaufnahme nach RDA“).

Anlage der Katalogkarte für den Alphabetischen Katalog

Die Katalogkarte für den Alphabetischen Katalog besteht aus der Titelaufnahme, die um inhaltliche Gesichtspunkte ergänzt wird. Diese sind:

• die Annotation, das ist eine kurze Inhaltsangabe
• der Eignungshinweis (Altersempfehlung bei Kindermedien) und die Altersbeschränkungen bei Nicht-Buch-Medien (FSK/USK)
• die Systematikstelle gemäß SKB bzw. SKB-E
• die Interessenkreise
• die Medientypen, soweit es sich nicht um Bücher handelt

Auf diese Weise entsteht eine Katalogkarte, die durch Kopieren in mehrfacher Ausfertigung erstellt und in die verschiedenen Kataloge an allen erforderlichen Stellen einsortiert werden kann. Sie kann auch auf die Buchkarte kopiert werden.

Nach der Anlage der Katalogkarte für den AK werden zusätzlich folgende Angaben eingetragen:

• Unten links: Zugangsnummer
• Unten rechts: Notation der Sachgebiete (Hauptstellen & eventuelle Nebenstellen)
• Oben links: bei allen nicht ausschließlich nach dem Ordnungswort aufgestellten Medien, z. B. bei Sachbüchern, die Notation der Hauptstelle als Hinweis auf den Standort

Ordnungswörter im Alphabetischen Katalog

Im Alphabetischen Katalog werden die Katalogkarten aller Medien in alphabetischer Reihenfolge geordnet, ohne Rücksicht auf die Medienart.

Normalerweise wird im alphabetischen Katalog nach dem Namen des ersten Geistigen Schöpfers sortiert. Ist kein Geistiger Schöpfer vorhanden oder handelt es sich um einen Film oder ein Hörspiel, wird nach dem Titel sortiert, jedoch ohne vorangestellten Artikel zu berücksichtigen. Zu beachten ist, dass ein Spatium (Leerstelle) in der alphabetischen Sortierung so behandelt wird, als würde es dem Buchstaben A vorangehen. Buchstaben oder Wörter, zwischen denen ein Zeichen (z. B. Apostroph, Punkt, Klammer, Strich) ohne vorangehendes oder nachfolgendes Spatium steht, werden in der Sortierung wie ein Wort behandelt.

Die für die Sortierung relevante Zeichenfolge (Name des Geistigen Schöpfers oder Haupttitel, Sonderzeichen oder Zahlen) wird bibliothekarisch als Ordnungswort bezeichnet.

Für die alphabetische Ordnung gelten im bibliothekarischen Bereich folgende Regeln:

• Das für die Einordnung relevante Ordnungswort ist meist durch Fettdruck hervorgehoben.
• Bestimmte und unbestimmte Artikel (der, die, das, ein, einer, eine) werden bei der Einordnung nicht beachtet.
• Die Umlaute ä, ö, ü werden als ae, oe, ue geordnet.
• Der Buchstabe ß wird wie ss behandelt.
• Buchstaben oder Wörter, zwischen denen Zeichen wie ein Apostroph, Punkt, Klammer, Strich ohne vorangehendes oder folgendes Spatium steht, bilden zusammen ein Ordnungswort (z. B. O’Neal).
• Bei gleichlautendem Anfang zweier Ordnungswörter steht das kürzere vor dem längeren Wort.
• Liegen verschiedene Werke eines Geistigen Schöpfers vor, so werden diese nach Haupttiteln alphabetisch sortiert, wobei Artikel am Anfang eines Haupttitels bei der Einordnung nicht beachtet werden.
• Stimmt das erste Ordnungswort überein, so ordnet man
  - persönliche Namen (z. B. Bernhard von Clairvaux)
  vor
  – Familiennamen (z. B. Bernhard, Thomas)
  vor
  – Körperschaftsnamen (z. B. Bernhard-Eglin-Stiftung)
  vor
  – Titel ohne Geistigen Schöpfer (Bernhard für Boshafte)
• Verschiedene Geistige Schöpfer mit demselben Familiennamen werden nach ihren Vornamen geordnet. Abgekürzte Vornamen gelten als selbstständiges Ordnungswort. Fehlt der Vorname ganz, wird der Geistige Schöpfer am Anfang der betreffenden Namensreihe eingeordnet.
• Zahlen werden im Anschluss an das Alphabet eingeordnet, geordnet nach ihrer Wertigkeit (z. B. „1, 2, 3 Zahlenzauberei“ vor „50 Bauwerke“ vor „111 Hits für Kids“).

Ebenfalls sind folgende Gesichtspunkte im Hinblick auf die korrekte Reihenfolge der Einordnung in den Katalog zu beachten: