Jede Bibliothekssoftware erleichtert und verbessert die Arbeit insbesondere in den Bereichen Katalogisierung, Auskunft und Recherche, Leserdatenverwaltung sowie Ausleihe und Statistik. Die Bibliothekssoftware vereinfacht auch die Kommunikation mit den Benutzerinnen, da zum Beispiel Vormerkungen, Newsletter, individuelle Empfehlungslisten und Erinnerungen erstellt und verschickt werden können. Auch werden Medienerwerbung, Buchhaltung und Finanzverwaltung in der Regel unterstützt.

Die Nutzung einer Bibliothekssoftware vereinfacht auch die Kooperation mit anderen Büchereien, wenn es beispielsweise um den Austausch von Medienbeständen (Blockausleihe) oder um die Einrichtung gemeinsamer Kataloge im Internet geht (Verbundkatalog).

Bibliothekssoftware ermöglicht auch die Selbstverbuchung auszuleihender Medien auf der Basis von RFID-Technologie, die heute in größeren Bibliotheken zur Anwendung kommt.

Das hier skizzierte Leistungsprofil wird von den auf dem Markt befindlichen Bibliothekssoftwareanbietern in der Regel erfüllt. In jedem Fall ist von einer selbst programmierten Individuallösung abzuraten. Ein derart komplexer Bereich wie die Büchereiverwaltung lässt sich nicht selbst programmieren. Die Fachstellen empfehlen Anbieter bewährter Büchereiprogramme. Sie können über Fördermöglichkeiten Auskunft geben, etwa in Form von bistumsweiten Sammellizenzen, durch die KÖBs Software und nötige Updates kostenfrei beziehen können. Einige Bistümer übernehmen auch die Kosten für das Einrichten und Betreiben eines OPACs.

Umstellung auf Bibliotheksverwaltung mit EDV

Das Büchereiteam sollte sich zunächst mit den Möglichkeiten und der Funktionsweise des Bibliotheksprogramms vertraut machen. Dann sollten die erforderlichen Arbeitsabläufe durchgesprochen und mit der Bibliothekssoftware ausprobiert werden. Der Zeitaufwand für Schulungs- und Erprobungszeiten sollte im Rahmen eines gemeinsam abgestimmten Zeit- und Mitarbeiterplans berücksichtigt werden. Viele Fachstellen unterstützen durch Beratung und Schulung auch vor Ort Büchereiteams bei der Umstellung auf eine Bibliotheksverwaltungssoftware.

Vor der Einarbeitung des Bestandes in das Bibliotheksverwaltungssystem empfiehlt sich dringend eine Durchsicht der Büchereibestände durch das Team oder die Fachstelle, um veraltete oder beschädigte Medien vor Übernahme in das Programm auszusondern (siehe das Kapitel "Bestandsabbau").

Ein großer Zeitrahmen während der Phase der Umstellung muss für die Erfassung und die damit verbundene Inventarisierung und Überprüfung der Medien veranschlagt werden.

Einsatz von Fremddaten

Jede Bibliothekssoftware kann Fremddaten übernehmen. Dies erleichtert und beschleunigt die Katalogisierung von Medien. Zu den bei Büchereidienstleistern bestellten Medien können die Katalogisate aus dem Internet heruntergeladen werden. 

Durch Eingabe der ISBN oder des genauen Titels kann auf einen großen Katalogdatenpool zugegriffen und nach dem passenden Datensatz für ein erworbenes Medium gesucht werden (Fremddatenpools sind auf einem Datenträger oder im Internet verfügbar). Ist ein passender Datensatz gefunden, fügt die Bibliothekssoftware automatisch die benötigten Angaben in die Katalogisierungsmaske ein. Dann müssen nur noch lokale Daten der Bücherei wie Zugangsnummer, Systematiknotation (SKB-E) und gegebenenfalls ein besonderer Standort ergänzt werden. In jedem Fall sind die übernommenen Daten hinsichtlich ihrer Qualität genau zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren.

Gerade die Nutzung eines Fremddatenpools verdeutlicht die Notwendigkeit von Katalogisierungsstandards. Voraussetzung für den problemlosen Austausch von Daten ist ein Format, das dafür sorgt, dass sich Sender und Empfänger von Datensätzen auch verstehen. Die Bibliothekssoftware der Bücherei muss wissen, in welches Feld der Katalogisierungsmaske eingelesene Daten einzufügen sind. Der Standard, der in den Bibliotheken Deutschlands für diese Schnittstelle eingeführt wurde und die Repräsentation und den Tausch von Daten in maschinenlesbarer Form regelt, heißt MARC 21 (MAchine-Readable Cataloging). Alle Büchereidienstleister stellen ihre Katalogisate im MARC 21-Format bereit.