Ausleihe mit Bibliothekssoftware

Ausleihvorgang

Um Medien auszuleihen, wird zunächst das Benutzerkonto der Leserin aufgerufen. Dies geschieht entweder durch Einscannen des Barcodes auf dem Benutzerausweis oder durch das manuelle Eingeben von Lesernummer oder des Namens der Leserin. Im Benutzerkonto sind alle derzeit von der Leserin ausgeliehenen und vorbestellten Medien aufgeführt.

Bei der Verbuchung des Mediums wird vom Programm das Rückgabedatum automatisch ermittelt. Je nach Medienart können Ausleihfristen unterschiedlich festgelegt werden.

Nach Beendigung des gesamten Ausleihvorgangs wird über den Quittungsdrucker ein Beleg ausgegeben, auf dem alle soeben entliehenen Medien einschließlich ihrer Rückgabedaten notiert sind sowie gegebenenfalls auch bereits entliehene Medien. Ist kein Quittungsdrucker vorhanden, kann der Beleg auch per E-Mail an die Benutzerin versendet werden. Eine andere Möglichkeit ist, das Rückgabedatum per Stempel auf einem Fristzettel zu vermerken.

Möchte ein Kind ein Medium entleihen, das nicht für sein Alter freigegeben ist (FSK- und USK-Vermerk), erscheint bei der Verbuchung ein Warnhinweis oder ein Sperrvermerk. Das Medium darf nicht an das Kind ausgeliehen werden.

Bei der Rückbuchung von Spielen erscheinen Hinweise auf dem Bildschirm, die zur Überprüfung der Vollständigkeit auffordern. Ähnliche Hinweise lassen sich auch für andere Medien einrichten, etwa für Beilagen (z. B. Bastelbögen) und für Medienkombinationen (z. B. Sprachlehrbücher mit CD).

Fristverlängerung für Ausleihen

Im Benutzerkonto können Medien verlängert werden. Dies erfolgt nur dann, wenn das Medium nicht von einer anderen Leserin für die Ausleihe vorgemerkt wurde. Die Bücherei legt fest, ob sie Verlängerungen auch telefonisch oder per E-Mail entgegennehmen oder ob Benutzerinnen selbstständig von zu Hause aus im OPAC Verlängerungen vornehmen können (siehe Kapitel 8 „Verwaltung und Erschließung von Medien“).

Rückgabe

Die Rückgabe entliehener Medien erfolgt über das Einlesen des Barcodes. Für die Verbuchung einer Rückgabe ist es nicht erforderlich, dass die Benutzerin ihren Büchereiausweis vorlegt.

Eventuell entstandene Versäumnisgebühren werden im Verbuchungsprogramm aufsummiert und können zum Abschluss des Vorgangs oder zu einem späteren Zeitpunkt von der Benutzerin eingefordert werden.

Zum Rückgabevorgang gehört es auch zu überprüfen, ob Medien- und Medienkombinationen vollständig sind. Bei Nicht-Buch-Medien ist unbedingt zu prüfen, ob die Datenträger (CDs, DVDs) im Behältnis sind und die Zugangsnummern auf Behältnis und Datenträgern übereinstimmen.

Auch ist der einwandfreie Zustand des Mediums zu prüfen. Bei einer mutwilligen oder fahrlässigen Beschädigung eines Mediums sind die Benutzerin beziehungsweise die Erziehungsberechtigten schadensersatzpflichtig.

Es ist jeweils zu prüfen, ob die Medien gereinigt oder repariert werden können. Anderenfalls müssen sie aussortiert werden. Die Ausleihe einer selbsterstellten Kopie anstelle des beschädigten oder verloren gegangenen Originals bei digitalen Speichermedien wie CDs und DVDs ist jedoch rechtlich gemäß § 60e Abs. 2 UrhG zulässig. Büchereien ist es demnach gestattet, im Falle einer verkratzten CD in einem Hörbuch-Bundle, das Original bei einer anderen Bücherei anzufordern und zu vervielfältigen und dann auch wieder in die Ausleihe zu geben, sofern der Verlag nicht sowieso einen kostenlosen Ersatz liefert.

Abnutzung von Medien gehört zu den unvermeidbaren Begleiterscheinungen eines Büchereibetriebes. In regelmäßigen Abständen sollten Medien gereinigt werden, bevor sie wieder in die Ausleihe gehen.

Mahnung

Mindestens einmal pro Woche sollte gemahnt werden. Die Software prüft, bei welchen Medien die Ausleihfrist überschritten wurde und ob Mahnungen fällig sind. Diese können dann aus dem Programm heraus ausgedruckt und an die Benutzerin verschickt oder direkt gemailt werden. Ziel ist es, die ausgeliehenen Medien nach Ablauf der Leihfrist schnellstmöglich zurückzubekommen, Auseinandersetzungen mit den säumigen Benutzerinnen zu vermeiden und eventuelle eigene Fehler rechtzeitig zu entdecken. Vor einer Mahnung sollte unbedingt am Standort im Regal überprüft werden, ob die Medien nicht doch bereits zurückgegeben und versehentlich nicht zurückgebucht wurden.

Vor der eigentlichen Mahnung empfiehlt es sich der Benutzerin eine Erinnerungsnachricht zukommen zu lassen (postalisch, telefonisch, per Mail oder SMS).

Im Vorhinein werden die Zeiträume für Entleihfristen sowie die Berechnungsgrundlagen für Mahngebühren festgelegt, anhand derer das Verbuchungssystem Gebühren für Fristversäumnisse errechnet. Automatisch berücksichtigt werden von der Bücherei eingetragene Schließtage. Alle Berechnungsgrundlagen müssen in der Gebührenordnung für die Benutzerinnen der Bücherei nachvollziehbar dokumentiert werden.

Wird trotz Mahnung ein Medium nicht zurückgebracht, kann eine Mahnung per Einwurfeinschreiben verschickt werden. Führt auch diese Maßnahme nicht zum Erfolg, sollte durch den Träger eine Schadensersatzforderung erfolgen. Erst nach dem in der Benutzungsordnung festgelegten Mahnvorgang können weitere rechtliche Schritte eingeleitet werden. Grundsätzlich ist auf die Verhältnismäßigkeit der Mittel zu achten.

Benutzerinnen, die gravierend gegen die Benutzungsordnung der Bücherei verstoßen, sind von der Benutzung der Bücherei auszuschließen.

Vormerkung

Ausgeliehene Medien können für eine Benutzerin vorgemerkt werden. Inwieweit eine Vormerkung nicht ausgeliehener Medien möglich ist, muss im Büchereiteam beschlossen werden. Im Datensatz des ausgeliehenen Mediums wird über die Lesernummer der Vormerkwunsch gespeichert. Sobald ein vorgemerkter Titel zurückgebucht wird, erscheint dann im Verbuchungssystem ein Hinweis auf die Vormerkung durch eine andere Benutzerin.

Verfügt die Bücherei über einen Drucker, so kann die Vormerkung ausgedruckt und dem Medium beigelegt werden. Dieser Titel wird nicht in den Bestand zurücksortiert, sondern im Vormerkregal für die Leserin bereitgestellt. Die Benutzerin kann telefonisch, schriftlich oder per E-Mail benachrichtigt werden, dass der gewünschte Titel zur Abholung bereitsteht. Das vorgemerkte Medium muss innerhalb einer festgelegten Frist (z. B. zwei Wochen nach der Benachrichtigung) abgeholt werden, anderenfalls wird es in den Bestand zurückgestellt.

Möglichkeiten der Ausleihbeschränkung

Das Ausleihmodul elektronischer Verbuchungssysteme bietet auch die Möglichkeit verschiedener Ausleihbeschränkungen.

• (Befristete) Sperrung bestimmter Leserinnen
  Eine befristete Sperrung empfiehlt sich, wenn eine Leserin die Ausleihfristen deutlich überschritten hat, Medien häufig verliert und/oder Gebühren nicht bezahlt. Möchte eine gesperrte Leserin weitere Medien ausleihen, erscheint bei der Verbuchung ein Warnhinweis beziehungsweise ein Sperrvermerk. Medien können nur verbucht werden, wenn die Mitarbeiterin die Sperrung aufhebt.
• Sperrung bestimmter Medien
  Grundsätzlich ist es möglich, bestimmte Medien für bestimmte Benutzergruppen zu sperren. Zum Beispiel DVDs für Kinder aufgrund einer Altersbeschränkung (FSK-Vermerk).
  Ebenso ist es möglich, einzelne Medien für einen bestimmten Zeitraum von der Ausleihe auszuschließen, weil sie beispielsweise im Rahmen einer Veranstaltung benötigt werden (z. B. Vorleseveranstaltung, Medienausstellung, Literaturgesprächskreis).
• Verkürzte Leihfrist
  Für stark nachgefragte Medien können verkürzte Leihfristen festgelegt werden (für bestimmte Medienarten, wie die aktuelle Ausgabe einer Zeitschrift oder Neuerwerbungen). Auch wenn bestimmte Medien zu einem festgelegten Termin für eine Lesung gebraucht werden, empfiehlt sich dieses Vorgehen.
• Festlegung von Ausleih-Höchstgrenzen
  Dies empfiehlt sich beispielweise bei einer neuen oder stark nachgefragten Bestands- und Mediengruppe, z. B. Tonies oder Audiostiften.

Festlegung von Altersgrenzen

Neben rechtlich verbindlichen Gefährdungseinschätzungen für bestimmte Altersstufen, die im Ausleihverkehr unbedingt zu berücksichtigen sind, kann die Bücherei auch eigene Altersgrenzen für Medien festlegen. Gefährdungseinschätzungen bestimmter Altersgruppen für Filme werden durch die Freiwillige Selbstkontrolle der Filmwirtschaft (FSK) vorgenommen. Die Unterhaltungssoftware Selbstkontrolle (USK) ist zuständig für die Prüfung von Konsolenspielen in Deutschland. Die Altersfreigaben sind bei Nicht-Buch-Medien durch USK- bzw. FSK-Vermerk gesetzlich verbindlich.

Möchte ein Kind ein Medium entleihen, das nicht für sein Alter freigegeben ist, erscheint bei der Verbuchung ein Warnhinweis bzw. ein Sperrvermerk. Das Medium darf in diesem Fall nicht an das Kind ausgeliehen werden.

Nicht-Buch-Medien

Ausleihe, Rückgabe, Verlängerung, Vormerkung und Mahnung erfolgen bei Nicht- Buch-Medien in der Regel analog zu den Verfahrensweisen bei Büchern.

DVDs, Blu-ray-Discs, Konsolenspiele dürfen nach geltendem Recht nur an Personen ausgeliehen werden, deren Alter mindestens dem auf dem Datenträger angegebenen Alter entspricht (USK- bzw. FSK-Vermerk). Das Jugendschutzgesetz schreibt vor, dass Datenträger mit Filmen oder Spielen Kindern oder jugendlichen Personen nur zugänglich gemacht werden dürfen, wenn diese Medien für ihre Altersstufe freigegeben sind. Entsprechende Alterskennzeichnungen sind unbedingt zu berücksichtigen. Von Altersfreigaben ausgenommen sind Informations-, Instruktions- und Lehrprogramme. Diese müssen vom Anbieter mit dem Schriftzug Infogramm oder Lehrprogramm gekennzeichnet werden.

Die Benutzungsordnung der Bücherei muss den Hinweis enthalten, dass bei entliehenen Medien das Urheberrecht durch die Benutzerinnen zu beachten ist.

Ein Haftungsausschluss der Bücherei für Schäden, die als Folge der Nutzung entliehener Medien entstehen, muss in die Benutzungsordnung aufgenommen werden.

Spiele

Bei der Ausleihe eines Spiels muss gewährleistet sein, dass die Spielanleitung und alle Spielteile vorhanden sind. Bei der Rückgabe des Spiels prüft die Büchereimitarbeiterin, ob die Spielanleitung und alle Spielteile vorhanden sind.

Fehlende Spielteile können häufig wiederbeschafft werden: 

• Die Spielanleitung kann ersetzt werden, wenn das Original in der Bücherei verbleibt und dem Spiel eine Kopie beigelegt wird. Viele Verlage stellen auf ihren Webseiten Spielanleitungen zum Download zur Verfügung.
• Für Spielteile, die in vielen Brettspielen identisch sind (wie etwa Würfel, Chips, Spielfiguren), kann ein Vorrat (zum Beispiel aus ausgesonderten Spielen) angelegt werden. Ersatzteile sind auch im Spielwarenhandel erhältlich.
• Spielehersteller, Verlage oder Spieledienstleister sind oft bereit, Ersatzteile zu liefern, soweit die Spiele noch in ihrem Programm sind. Über die Webseite des Anbieters lassen sich Ersatzteile bequem bestellen, für Büchereien oftmals auch kostenlos.
• Der Verlust eines oder weniger Spielteile macht ein Spiel oft nicht unbrauchbar. Geht bei einem Memory-Spiel zum Beispiel eine von zwei Bildkarten verloren, wird auch das zweite Stück entfernt. So bleibt das Spiel weiterhin spielbar.

Zeitschriften

Zeitschriften haben häufig eine kürzere Leihfrist als Bücher. Als sinnvoll hat sich eine Ausleihfrist von ein bis maximal zwei Wochen erwiesen.

Das aktuelle Heft einer Zeitschrift kann zur Ansicht in der Bücherei ausgelegt werden und ist erst ausleihbar, wenn das nächste Heft eingegangen ist. Auf diese Weise kann jede Leserin immer auf die neueste Ausgabe zugreifen.