Der Träger der Bücherei ist für deren jährliche und ausreichende Finanzierung zuständig. Zwingend notwendig für die erfolgreiche kontinuierliche Büchereiarbeit ist eine solide und verlässliche Finanzierung. Sie gewährleistet, dass das Engagement der Mitarbeiterinnen sich auf die Bücherei konzentrieren kann.

Ermittlung des Finanzbedarfes

Die Höhe der jährlich benötigten Finanzmittel wird durch die jährliche Aufstellung eines Finanzplans ermittelt. Der Finanzbedarf für Projekte und einmalige Investitionen muss dem Träger rechtzeitig vorliegen, damit er in die Haushaltsplanung und Finanzberatungen der zuständigen Gremien einbezogen werden kann. Zu welchem Zeitpunkt der Finanzplan der Bücherei vorliegen muss, ist mit dem Träger zu klären. Die Haushaltsansätze für die Ausgaben und die Einnahmen müssen realistisch bleiben und sollten vor Aufstellung des Etats anhand der Ergebnisse des letzten Jahres überprüft werden.

Wegen der unterschiedlichen Regelungen der Finanzierung in den einzelnen Diözesen und Kommunen sind die Details bei der jeweils zuständigen Büchereifachstelle zu erfragen.

Für die Erstellung einer Standortanalyse, die den Finanzbedarf einer Bücherei ermittelt, sind folgende Fragen zu beantworten:

• Wie viele Einwohner umfasst das Einzugsgebiet der Bücherei?
• Wie hoch ist Ihr Medienbestand (ME) im Verhältnis zur Einwohnerzahl (EW) im Einzugsgebiet (ME pro EW)?
• Haben Sie einen Zielbestand, der längerfristig erreicht werden soll (z.B. 2 ME pro EW)? Wurde der festgelegte Zielbestand schon erreicht?
• Können Sie die Erneuerungsquote realisieren, um den Bestand aktuell zu halten?
• Welche Kosten für den gesamten Büchereibetrieb sind jährlich einzukalkulieren?
• Welche Einnahmequellen nutzen Sie generell?
• Bekommen Sie Zuschüsse vom (Erz-)Bistum, Land, Kreis oder von der Kommune?

Erstellung eines Finanzplans

Für die Erstellung eines umfassenden Finanzplans sind folgende Punkte in der Kalkulation zu berücksichtigen:

• Medienetat für den Auf- bzw. Ausbau des Medienangebotes inklusive E-Medien (siehe auch  „Finanzbedarf für den Bestandsaufbau“)
• Büchereimaterial
• Verwaltungskosten und Büromaterial
• Porto/Versandkosten (z.B. für Mahnschreiben, Bestellungen, Werbung, Korrespondenz) 
• Öffentlichkeitsarbeit inklusive Kosten für Werbemittel
• Veranstaltungsarbeit (Honorare, Material, Verpflegung)
• EDV inklusive laufender Kosten und Ersatzkosten (z.B. regelmäßige Erneuerung der Hard- und Software, Kosten für Wartungs- bzw. Pflegevertrag bei Einsatz einer Bibliothekssoftware inklusive OPAC, Gebühren für Telefon- und Internetanschluss)
• Personalkosten (hier auch Aufwandsentschädigungen, Weiterbildungs- und Fahrtkosten, Betriebsausflug, Mitarbeiterjubiläen etc.)
• Raumkosten, Unterhaltskosten, Bewirtschaftungskosten und Ähnliches
• Einmalige Investitionen (Mobiliar wie Regale, Präsentationsmöbel, EDV-Erstoder Ersatzbeschaffung, Renovierungen und Ähnliches)

Kosten, die den Ehrenamtlichen im Rahmen ihrer Tätigkeit entstehen (z.B. Weiterbildungs- und Fahrtkosten) sollten vom Träger erstattet werden (siehe auch Kapitel „Engagement in der Büchereiarbeit“). In der Regel ist im Haushaltsplan des Trägers ein Weiterbildungsbudget beziehungsweise ein Sachkostenetat für Ehrenamtliche vorgesehen.