Erfassen der Medien

Die Erfassung von Medien erfolgt in der Eingabemaske ihrer Bibliothekssoftware. Die Angaben dienen der bibliografischen Beschreibung und werden direkt vom vorliegenden Medium (Autopsie) erfasst und in das Eingabefenster übertragen.

Der verbindliche bibliothekarische Erfassungsstandard RDA (»Resource Description and Access«, ins Deutsche übersetzt: »Ressourcen beschreiben und zugänglich machen«) unterscheidet in Bezug auf die Titelaufnahme bevorzugte, sekundäre und externe Informationsquellen: in erster Linie sollten Informationen der bevorzugten Informationsquelle entnommen werden. Beim gedruckten Buch ist die bevorzugte Informationsquelle die Titelseite, bei CDs, DVDs und CD-ROMs sind es die Beschriftung oder das Etikett auf dem Datenträger selbst. Als sekundäre Informationsquellen gelten alle übrigen Bereiche des Mediums (Impressum, Booklet usw.).

 

Ressource

Reihenfolge der Informationsquellen

Gedrucktes Buch

     1. Titelseite

     2. Impressum

     3. Cover oder Schutzumschlag

     4. Rest des Buches

DVD 

     1. Beschriftung oder Etikett auf der DVD

     2. DVD-Hülle

     3. Begleitmaterial (Booklet)

CD 

     1. Beschriftung oder Etikett auf der CD

     2. CD-Hülle

     3. Begleitmaterial (Booklet)

Gesellschaftsspiel

     1. Beschriftung auf der Box

     2. Spielanleitung

 

In seltenen Fällen müssen Informationen aus externen Quellen entnommen werden, beispielsweise von der Homepage des Verlags, Herstellers oder Angaben aus anderen Datenbanken. Angaben aus externen Quellen müssen in eckigen Klammern gesetzt werden.  

Titelaufnahme per Autopsie

Die Bibliothekssoftware erzeugt aus den einzelnen Einträgen (oder: RDA-Elementen) der bibliothekarischen Titelaufnahme automatisch den Bestandskatalog. Der Katalog ist das wichtigste Nachweis- und Rechercheinstrument für den Medienbestand einer Bücherei.

Die bei einer Titelaufnahme unbedingt auszufüllenden Eingabefelder werden nach RDA auch Kernelemente genannt und sind von den Zusatzelementen zu unterschieden, deren Befüllung im Ermessen des Katalogisierers liegt. Bei der Erstellung eines Katalogisats spielen die folgenden Eingabefelder eine Rolle (alle aufgeführten Begriffe werden im Anhang D »Bibliothekarische Titelaufnahme« erklärt und in ihrer Bedeutung für die Bestandsverwaltung erörtert.

[* bedeutet Kernelement / + bedeutet Zusatzelement]

  • Identifikator * (ISBN, ISSN, EAN)
  • Geistiger Schöpfer & Beziehungskennzeichen *
  • Mitwirkende & Beziehungskennzeichen *
  • Haupttitel *
  • Titelzusatz +
  • Haupttitel der Reihe *
  • Verantwortlichkeitsangabe *
  • Ausgabebezeichnung *
  • Erscheinungsort *
  • Verlagsname * 
  • Erscheinungsdatum *
  • Bevorzugter Titel des Werks *
  • Datenträgertyp *
  • Umfang / Beilagen *
  • Medientyp +
  • Inhaltstyp *
  • Sprache der Expression *
  • Zugangsnummer *
  • Barcode *
  • Altersempfehlung *
  • Notation *
  • Signatur / Standort *

      Möglichst vollständige Angaben hinsichtlich der Titelaufnahme sind aus folgenden Gründen notwendig für:

  • die Verwaltung des eigenen Bestandes (Barcode, Zugangsnummer, Notation und Standort  sind wichtig für die eindeutige Zuordnung eines Mediums),
  • eine benutzerfreundliche Recherche in ihrem Bestand,
  • ein gepflegter und vollständiger WebOPAC trägt erheblich zu einer professionellen Außenwirkung der KÖB bei,
  • für die Identifizierung der Art eines Mediums und seiner entsprechenden Verbuchung in der Bestandsstatistik,
  • für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben im Bereich des Jugendschutzes sind der FSK-Vermerk für DVDs und der USK-Vermerk für CD-ROMs wichtig für Alterssperren in der Ausleihe (s. Kap. 19 »Rechtsfragen in der Bücherei«),
  • und aus ausleihtechnischen Gründen für die Einhaltung von Ausleihfristen und die Vollständigkeit eines Mediums bei der Rückgabe.  

Schlagwortvergabe

Ein Schlagwort ist ein möglichst kurzer, aber genauer und vollständiger Ausdruck für den sachlichen Inhalt eines Mediums. Die Schlagwortvergabe bedeutet einen zusätzlichen Arbeitsaufwand, da die Schlagworte nicht aus den Wörtern des Titels oder aus der Annotation entnommen werden können. Eine Verschlagwortung ist nur dann sinnvoll, wenn die entsprechenden »Regeln für den Schlagwortkatalog« (RSWK) beachtet werden.

Zugangsnummer / Zugangsliste

Alle Neuzugänge von Medien müssen unter einer laufenden Nummer, der sogenannten  Zugangsnummer, eingetragen werden. Die Bibliothekssoftware vergibt Zugangsnummern, aus denen automatisch eine Zugangsliste generiert wird. Die Zugangsliste ist das Inventarverzeichnis des Medienbestandes einer Bücherei.

Die Zugangsnummer ist immer ein Alleinstellungsmerkmal. Bei mehrbändigen Ausgaben oder Doppelexemplaren erhält jedes Stück eine eigene Nummer.

Unter dem Eigentumsstempel kann die Zugangsnummer auf dem Medium eingetragen werden.  

Fremddatenübernahme

Durch die Fremddatenübernahme lässt sich die in Eigenleistung zu erbringende Katalogisierungsarbeit erheblich verringern. Die bibliothekarischen Dienstleister können bei Medienbestellungen auf Wunsch entsprechende RDA-Katalogisate mitliefern. Mitunter kann auf Datenpools anderer Bibliotheken zugegriffen werden. In diesem Fall müssen die Datensätze nicht mehr von Grund auf neu angelegt werden. Diese werden geprüft und ergänzt, in jedem Falle aber durch die Lokaldaten der Bücherei (wie etwa Barcodenummer, Notation, Interessenkreis).

Bei der Fremddatenübernahme  wird im Datenpool nach dem vorliegenden Medium recherchiert. Sollte kein Datensatz vorliegen, müssen die Mediendaten selbst per Autopsie erfasst werden (s. Anhang D »Bibliothekarische Titelaufnahme nach RDA«).